Tập trung vào nhiệm vụ và kết quả là phương pháp quản lý dựa trên phương pháp tư duy tập trung vào kết quả. Việc tập trung vào nhiệm vụ và kết quả giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc cho nhân viên, đồng thời đem lại cho doanh nghiệp 3 lợi ích lớn:
- Tăng tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn
- Tăng động lực cho nhân viên
- Tăng tính minh bạch trong doanh nghiệp
Trong bài viết kỳ 01 này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc và sức mạnh của phương pháp này trong quản trị doanh nghiệp. Ở các bài viết sau, MobiWork Digital sẽ tiếp tục phân tích sâu hơn về 3 lợi ích chính giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc cho nhân viên mà phương pháp quản lý tập trung vào nhiệm vụ và kết quả đem lại.
Doanh nghiệp có thể đọc thêm các bài viết tại:
- Kỳ 01: Sức mạnh của phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc trong quản trị doanh nghiệp
- Kỳ 02: Bí quyết giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn
- Kỳ 03: Phương pháp nâng cao động lực nhân viên giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc (đang cập nhật)
- Kỳ 04: Làm thế nào để tăng tính minh bạch trong quản lý công việc? (đang cập nhật)
Trong quá trình vận hành, không ít doanh nghiệp gặp phải tình trạng công việc và kết quả kinh doanh không đạt được như mong đợi, dù đã xác định chính xác mục tiêu và chiến lược. Vấn đề này có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân, và một trong số đó là hiệu suất nhân viên thấp. Nhân sự là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, do đó, hiệu suất nhân viên có tác động rất lớn đến cách một doanh nghiệp vận hành và phát triển.
Để gia tăng hiệu suất công việc của nhân viên, các doanh nghiệp đang dần phải tìm cách cải thiện hiệu quả quản lý và tổ chức công việc của mình.
1. Nhìn lại thực trạng quản lý công việc trong doanh nghiệp
Các vấn đề tồn đọng
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải nhiều khó khăn trong quá trình quản lý công việc. Một trong những khó khăn đó chính là công việc thường không được hoàn thành đúng thời hạn và không đạt được mục tiêu. Theo khảo sát thực tế, nhiều nhân viên cảm thấy họ dành quá nhiều thời gian cho những hoạt động không quan trọng và ảnh hưởng đến quỹ thời gian thực hiện các công việc chính. Điều này khiến cho các nhiệm vụ thường xuyên chậm tiến độ, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành chung của toàn doanh nghiệp.
Nhà lãnh đạo và nhà quản lý cũng gặp khó khăn trong việc quản lý công việc của nhân viên. Theo báo cáo của HBR, hầu hết các nhà quản lý mất đến 10 giờ mỗi tuần chỉ để chỉ đạo và giám sát công việc. Việc chỉ đạo kém hiệu quả là do nhà quản lý không nắm bắt được tình hình công việc thực tế, khiến cho các quyết định đưa ra không kịp thời hoặc không phù hợp.
Chỉ có 42% nhân viên cảm thấy rằng cấp trên của họ hiểu rõ những công việc họ đang làm.
Bất cập này là do tổ chức không có phương pháp để tối ưu việc theo dõi khối lượng và tiến độ công việc thực tế hoặc theo thời gian thực. Đồng thời, do không có dữ liệu đánh giá chuẩn xác, nhà quản lý cũng không thể đưa ra các đánh giá, quyết định/ thưởng phạt chính xác cho đội ngũ cấp dưới.
Thường xuyên phải mất thời gian tổ chức họp hành cũng là một trong những vấn đề đáng quan tâm.
Các cuộc họp thường diễn ra quá nhiều và kéo dài quá lâu, dẫn đến sự lãng phí thời gian và sự mất tập trung của nhân viên. Theo nghiên cứu của Workfront, 58% nhân viên cảm thấy họ không có đủ thời gian để hoàn thành công việc của mình. Khoảng 44% người tham gia khảo sát cho biết họ phải làm việc vào cuối tuần và 22% phải làm việc sau giờ làm việc chính thức.
Theo thống kê của Tập đoàn Gallup, chỉ có 15% nhân viên trên toàn thế giới cảm thấy hài lòng về cách thức quản lý công việc của công ty mình.
Và hệ lụy phía sau
Các vấn đề trên có khả năng gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình doanh nghiệp. Cơ bản nhất có thể kể đến là kết quả kinh doanh không đạt được như mục tiêu và mong đợi đã đề ra. Hậu quả của việc này là sự suy giảm doanh số, giảm lợi nhuận, giảm chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, mất đi các cơ hội kinh doanh tiềm năng và thậm chí là mất thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh. Doanh nghiệp có thể thất bại trong việc thực hiện các chiến lược, kế hoạch dài hạn, ảnh hưởng xấu đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, nhà đầu tư và cộng đồng.
Bên cạnh đó, các vấn đề trên còn khiến doanh nghiệp lãng phí tài nguyên và thời gian.
Khi tài nguyên và thời gian không được sử dụng một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn chi phí một cách vô ích, dẫn đến sự lãng phí tài chính và suy giảm lợi nhuận. Chi phí vận hành tăng cao sẽ buộc doanh nghiệp phải đẩy giá thành sản phẩm, dịch vụ, khiến tính lợi thế của doanh nghiệp trở nên kém hơn trước những đối thủ cạnh tranh. Kết quả là, doanh nghiệp có thể mất thị phần và tiềm năng tăng trưởng trong tương lai.
Nhân viên suy giảm động lực và tinh thần làm việc cũng là một khía cạnh mà doanh nghiệp cần lưu ý. Những hệ quả tiêu cực có thể xảy ra bao gồm: giảm hiệu suất làm việc, tăng tỷ lệ nghỉ việc và ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp. Khi nhân viên xuống tinh thần, họ sẽ không thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả, dẫn đến sự giảm hiệu suất trong tổng thể tổ chức. Nghiêm trọng hơn, nhân viên rời đi khiến tỷ lệ nghỉ việc tăng cao và doanh nghiệp mất nhân lực cốt lõi. Ngoài ra, nhân viên suy giảm động lực và tinh thần làm việc còn có thể ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp, gây ra một môi trường làm việc tiêu cực và thiếu sự đoàn kết và hỗ trợ giữa các thành viên trong tổ chức.
2. Giải quyết khó khăn với phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc
Phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc là gì?
Phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc là một trong những phương pháp quản lý hiệu quả được áp dụng trong quản trị doanh nghiệp. Phương pháp này tập trung vào mục tiêu và hiệu suất trong công việc thay vì chú trọng đến thời gian hay quá trình thực hiện. Đây là phương pháp tư duy đòi hỏi người thực hiện phải định hướng mục tiêu rõ ràng, tập trung vào những kết quả cần đạt được và sử dụng các kỹ năng và công cụ thích hợp để đạt được kết quả đó.
Phương pháp tư duy tập trung vào kết quả chú trọng đến mục tiêu và hiệu suất
Lợi ích của phương pháp này đối với doanh nghiệp
Phương pháp tư duy tập trung vào kết quả giúp nhân viên tập trung vào mục tiêu cụ thể để đạt được kết quả tốt nhất trong công việc. Thay vì chỉ quan tâm đến quá trình làm việc, người thực hiện phải có một cái nhìn toàn diện về mục tiêu và hiệu suất cần đạt được. Bên cạnh đó, phương pháp này còn giúp nhân viên tránh được những việc làm vô ích hoặc không cần thiết, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc. Ngoài ra, nó còn giúp nhân viên và nhà quản lý đánh giá được độ hoàn thành công việc, giúp cho hoạt động đo lường và đánh giá trở nên minh bạch, chính xác và công bằng hơn bao giờ hết.
2 lợi ích mạnh mẽ nhất của phương pháp này là giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên và tác động tích cực đến kết quả kinh doanh:
- Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên: Khi nhân viên có mục tiêu rõ ràng và biết được những gì cần làm để đạt được mục tiêu đó, họ có xu hướng làm việc hiệu quả hơn. Phương pháp này cũng khuyến khích nhân viên chủ động tìm ra các phương pháp làm việc mới và sáng tạo để đạt được kết quả tốt nhất. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp nhân viên tập trung vào việc hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
- Tác động tích cực đến kết quả kinh doanh: Việc áp dụng phương pháp này giúp doanh nghiệp tạo ra được mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ đo lường và quan trọng là phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Điều này giúp cho việc quản lý và đánh giá kết quả công việc của nhân viên trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
3. Cách áp dụng phương pháp tư duy tập trung và kết quả trong doanh nghiệp
Quy trình áp dụng phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc
Bất kỳ phương pháp quản lý nào cũng cần có nghiên cứu quy trình áp dụng trước khi đưa vào hoạt động. Nếu doanh nghiệp đang quan tâm đến phương pháp tư duy tập trung vào kết quả, thì có thể tham khảo quy trình ứng dụng sau:
- Đặt ra mục tiêu cụ thể: Trước hết, nhà lãnh đạo cần đặt ra mục tiêu rõ ràng, cụ thể và đo lường được cho từng phòng ban, từng nhân sự
- Lập kế hoạch chi tiết: Sau khi đặt ra mục tiêu, nhà lãnh đạo hoặc nhà quản lý cần lập kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đó. Kế hoạch này nên được đưa ra cùng với thời gian hoàn thành, các công việc cần làm và các trở ngại có thể gặp phải.
- Theo dõi quá trình thực hiện: Quá trình thực hiện kế hoạch cần được theo dõi thường xuyên để đảm bảo đang trên đúng hướng và kịp thời xử lý các vấn đề, nút thắt… phát sinh.
- Phân tích và đánh giá kết quả: Sau khi hoàn thành công việc, cần phân tích và đánh giá kết quả để cải thiện quá trình thực hiện trong tương lai.
Doanh nghiệp nào phù hợp với phương pháp này?
Phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp sau sẽ có nhiều lợi thế hơn khi áp dụng phương pháp này:
- Doanh nghiệp có quy mô lớn
- Doanh nghiệp có nhiều bộ phận hoặc đội ngũ nhân viên đông đảo
- Doanh nghiệp có mục tiêu rõ ràng
- Doanh nghiệp thường xuyên có sự thay đổi
FastWork MyPlan hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc
Giới thiệu chi tiết về FastWork Myplan: FastWork MyPlan – Phần mềm lập kế hoạch và báo cáo công việc
FastWork MyPlan là một giải pháp phần mềm cho phép tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch và báo cáo công việc trong doanh nghiệp. Giải pháp này tập trung vào xác định các nhiệm vụ cần phải thực hiện và đưa ra các kế hoạch công việc để hoàn thành từng nhiệm vụ đó. Nhân viên chủ động đề xuất kế hoạch công việc với sự hỗ trợ, giám sát và phê duyệt từ nhà quản lý. Quá trình thực hiện kế hoạch và báo cáo công việc được tổ chức thành nhiều giai đoạn, bao gồm từ các bước lập kế hoạch, gửi duyệt kế hoạch cho đến các bước báo cáo công việc và đánh giá kết quả.
FastWork MyPlan là phần mềm chuyên dụng hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch và báo cáo kết quả công việc
FastWork MyPlan hỗ trợ doanh nghiệp tập trung vào kết quả công việc như thế nào?
Là một giải pháp công nghệ linh hoạt và tùy chỉnh, FastWork MyPlan cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tính năng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu và hiệu suất công việc:
- Xác định các nhiệm vụ: FastWork MyPlan cho phép người dùng thiết lập các nhiệm vụ, loại nhiệm vụ và các công việc cần thực hiện để hoàn thành từng nhiệm vụ. Đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ và công việc được đặt ra có mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được. Giúp nhân viên nắm rõ nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được và tự đề xuất kế hoạch công việc để hoàn thành mục tiêu đó.
- Thống kê và báo cáo kết quả công việc: FastWork MyPlan cung cấp cho nhà quản lý công cụ thống kê và báo cáo kết quả công việc, làm cơ sở cho hoạt động đánh giá nhân viên. Đồng thời, nhà lãnh đạo cũng được tiếp cận kế hoạch, báo cáo theo thời gian thực, giúp nắm bắt chính xác tình hình công việc, từ đó hỗ trợ ra ra quyết định để cải thiện hoạt động kinh doanh.
- Số hóa hoạt động lập kế hoạch và báo cáo công việc: Giải pháp cho phép nhân viên thực hiện toàn bộ hoạt động lập kế hoạch và báo cáo công việc trên môi trường số. Với các form mẫu kế hoạch/ báo cáo đã được thiết lập sẵn, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian cho các tác vụ thủ công và tập trung hơn cho những công việc chính và quan trọng.
Ngoài ra, giải pháp MyPlan còn cung cấp nhiều tính năng giúp tối ưu quá trình lập kế hoạch và báo cáo công việc, từ đó gia tăng hiệu suất nhân viên, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm về các tính năng của giải pháp MyPlan, doanh nghiệp có thể đọc thêm tại: https://digital.mobiwork.vn/fastwork-myplan-phan-mem-lap-ke-hoach-va-bao-cao-cong-viec/
Kết luận
Hiện tại, nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn trong việc quản lý công việc do hiệu suất nhân viên thấp. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến phương pháp tư duy tập trung vào kết quả để nâng cao năng suất nhân viên và hiệu quả quản lý công việc.
Để áp dụng thành công phương pháp tư duy này, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ hỗ trợ là giải pháp MyPlan – phần mềm lập kế hoạch và báo cáo công việc. Để tìm hiểu thêm về các lợi ích khác của giải pháp MyPlan cũng như phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc, doanh nghiệp có thể đọc thêm các bài viết ở kỳ sau.
- Kỳ 01: Sức mạnh của phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc trong quản trị doanh nghiệp
- Kỳ 02: Bí quyết giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn
- Kỳ 03: Phương pháp nâng cao động lực nhân viên giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc (đang cập nhật)
- Kỳ 04: Làm thế nào để tăng tính minh bạch trong quản lý công việc? (đang cập nhật)
