Dịch vụ Tư vấn và Triển khai Số hóa dự án thi công xây dựng

1. Số hóa dự án thi công xây dựng là gì?

1.1. Tìm hiểu chung về số hóa

Số hóa được định nghĩa chung là quá trình đổi mới hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Trong doanh nghiệp, hoạt động chính là việc áp dụng công cụ số để chuyển đổi dữ liệu, quy trình sang định dạng số hoặc thao tác trên công cụ số.

Số hóa dữ liệu:

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu truyền thống như: hồ sơ, giấy tờ, văn bản bản cứng… thành các định dạng dữ liệu kỹ thuật số. Các thông tin được đưa lên hệ thống máy tính và phần mềm tự động xử lý, giúp việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng.

Số hóa quy trình

Số hóa quy trình là việc chuyển đổi cách làm việc thủ công trên giấy tờ sang dạng kỹ thuật số. Sau khi đã số hóa dữ liệu, doanh nghiệp sẽ tiến đến giai đoạn số hóa quy trình. Số hóa quy trình là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để nâng cấp quy trình vận hành, quy trình làm việc và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2. Số hóa dự án thi công Xây dựng theo mô hình chuỗi giá trị của doanh nghiệp SME Xây dựng

Mô hình chuỗi giá trị

Vận dụng theo mô hình của Michael E. Porter của Harvard Business, MobiWork Digital đã ứng dụng sơ đồ chuỗi giá trị vào doanh nghiệp SME Xây dựng. Chuỗi giá trị là MỘT TẬP HỢP đầy đủ các hoạt động nhằm tạo ra hoặc gia tăng, hỗ trợ thêm giá trị cho sản phẩm.

Trong nghiên cứu của mình, Porter chia hoạt động của một doanh nghiệp thành hai loại: hoạt động chính và hỗ trợ. Tương ứng trong doanh nghiệp SME Xây dựng, hoạt động Quản trị dự án thi công xây dựng là Hoạt động chính – cốt lõi trực tiếp tạo ra sản phẩm và doanh thu. Bên cạnh đó, hoạt động Hỗ trợ tại khối văn phòng hỗ trợ Hoạt động chính vận hành trơn tru và hiệu quả.

Mô hình chuỗi giá trị giúp doanh nghiệp SME Xây dựng có cái nhìn tổng quan về hoạt động trong tổ chức và phương hướng số hóa để tối ưu hiệu quả và lợi nhuận.

Số hóa dự án thi công xây dựng theo mô hình chuỗi giá trị

Từ mô hình chuỗi giá trị, có thể thấy Số hóa dự án thi công xây dựng là việc áp dụng công cụ số để chuyển đổi dữ liệu, quy trình sang định dạng số hoặc thao tác trên công cụ số tại 2 hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp SME Xây dựng:

• Hoạt động Quản trị dự án thi công xây dựng
• Hoạt động Hỗ trợ

Hoạt động Quản trị dự án thi công xây dựng gồm 4 giai đoạn: Kinh doanh, Trước thi công, Trong thi công và Sau thi công.

• Giai đoạn kinh doanh: Gồm các hoạt động: Quản lý khách hàng, Quản lý hồ sơ dự thầu, Quản lý thiết kế, Quản lý dự toán và Quản lý đấu thầu…
• Giai đoạn trước thi công: Quản lý hợp đồng AB, Quản lý định mức, Quản lý vật tư, nhân công, thiết bị, Quản lý kế hoạch thi công và Hợp đồng giao khoán…
• Giai đoạn thi công: Tổ chức thi công, Quản lý nhật ký thi công, Báo cáo, giám sát thi công, Quản lý đề xuất, xử lý yêu cầu vật tư và Cung ứng vật tư thi công…
• Giai đoạn sau thi công: Nghiệm thu hiện trường, Nghiệm thu khối lượng, Quản lý thanh toán thu chi…

Bên cạnh đó, Hoạt động Hỗ trợ bao gồm:

• Quản trị hành chính và văn phòng: Quản lý hồ sơ, giấy tờ, Quản lý văn thư, Quản lý vật tư thiết bị văn phòng…
• Quản trị nguồn nhân lực: Quản lý tuyển dụng và đào tạo, Quản lý lương thưởng và phúc lợi, Quản lý hệ thống thông tin nhân sự…
• Tiếp thị và mua hàng: Quản lý thu mua vật tư, Quản lý hoạt động tiếp thị, Quản lý tài nguyên phương tiện…
• Ứng dụng công nghệ máy móc, phần mềm: Tìm kiếm giải pháp công nghệ, Nghiên cứu giải pháp và Đề xuất giải pháp…

Số hóa dữ liệu và số hóa quy trình trong doanh nghiệp SME Xây dựng

Ở Hoạt động Quản trị dự án thi công xây dựng, doanh nghiệp SME Xây dựng cần:

• Số hóa dữ liệu: Các dữ liệu liên quan đến quản lý dự án thi công xây dựng như: hồ sơ, tài liệu QA QS QC, bản vẽ, kế hoạch thi công, hợp đồng nhân & giao thầu, bảng khối lượng, định mức vật tư, nhân công, máy móc…
• Số hóa quy trình: Các quy trình liên quan đến quản lý dự án thi công xây dựng như: quy trình dự thầu, quy trình lập dự toán, quy trình lập kế hoạch thi công và phân bổ nguồn lực, quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch thi công, quy trình đề xuất và phê duyệt vật tư, quy trình nghiệm thu khối lượng, quy trình lập hồ sơ thanh toán, quy trình thanh toán…

Ở Hoạt động Hỗ trợ, doanh nghiệp SME Xây dựng cần tiếp tục số hóa các dữ liệu và quy trình như:

• Số hóa dữ liệu: Dữ liệu liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ như : công việc, khách hàng, nhân sự, chấm công, đơn từ, văn bản, tính lương
• Số hóa quy trình: Quy trình liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ như: quy trình đề xuất & phê duyệt, quy trình mua sắm thiết bị, quy trình thanh toán, quy trình tạm ứng…

2. Tại sao phải số hóa dự án thi công xây dựng?

Để một dự án thi công xây dựng thành công, doanh nghiệp cần nhiều yếu tố. Trong đó 3 yếu tố quan trọng nhất là Nguồn lực – Tiến độ – Chất lượng.

Một dự án thi công – xây dựng là sự kết hợp của rất nhiều công việc, quy trình với độ phức tạp cao. Nếu không có công cụ vận hành và quản lý chuyên dụng, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn như: không nắm được tình hình vật tư và nguồn lực, khó theo dõi tiến độ thi công, thiếu kết nối giữa các phòng ban… Từ đó, doanh nghiệp có thể bị chậm tiến độ thi công, tổn thất chi phí và nguồn lực, mất uy tín với nhà đầu tư.

Số hóa dự án thi công xây dựng giúp doanh nghiệp giải quyết các nút thắt trong quá trình vận hành:

Đảm bảo 3 yếu tố: Đủ nguồn lực – Đúng tiến độ – Đảm bảo chất lượng.

• Đủ nguồn lực: số hóa dự án thi công xây dựng giúp doanh nghiệp cân đối nguồn lực thông qua các hoạt động như: lập kế hoạch thi công, phân bổ & dự trù nguồn lực: nhân lực, vật tư, thiết bị trên môi trường số. Sự hỗ trợ của các công cụ số giúp kiểm soát chặt chẽ việc đề xuất và sử dụng vật tư, khối lượng thực hiện, giảm rủi ro vượt định mức và tránh lãng phí.
• Đúng tiến độ: giúp quản trị vận hành doanh nghiệp trên môi trường số: dễ dàng quản lý tập trung, theo dõi, cập nhật tiến độ thi công theo ngày, báo cáo khối lượng & hạng mục thi công thực tế từ công trường theo thời gian thực. Đảm bảo thi công đúng tiến độ và nhanh chóng nắm bắt, xử lý các vấn đề phát sinh.
• Đảm bảo chất lượng: số hóa dự án thi công xây dựng giúp dữ liệu bản vẽ, bảng khối lượng…được liên thông, quy trình nghiệp vụ liền mạch ngay cả khi nhiều phòng ban đồng thời thực hiện. Từ đó hỗ trợ nhà quản lý phát hiện, đánh giá và xử lý kịp thời các vấn đề từ các hoạt động hỗ trợ tại văn phòng đến các hoạt động chính tại công trường.

Tổng kết lại, việc số hóa dự án thi công giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động: Đúng tiến độ, đủ nguồn lực và đúng tiêu chuẩn kỹ thuật giúp đảm bảo chất lượng công trình và hoàn thành nghiệm thu.

3. Doanh nghiệp SME Xây dựng số hóa dự án thi công như thế nào?

Số hóa không đơn thuần là việc ứng dụng phần mềm trong doanh nghiệp. Đây là hoạt động rất quan trọng đối với một tổ chức, giúp đơn giản và tối ưu hóa quá trình vận hành. Chúng tạo ra tư duy và cách làm việc hiệu quả hơn, gia tăng khả năng quản trị, tạo tiền đề để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

Hiện nay, các doanh nghiệp SME Xây dựng có rất nhiều công cụ để hỗ trợ quá trình số hóa dữ liệu và số hóa quy trình. Tuy nhiên, các công cụ này thường giải quyết các bài toán riêng biệt, thiếu tính kết nối và tổng hòa. Điều này dẫn đến một số bất cập trong quá trình quản lý và vận hành do không tận dụng được nguồn dữ liệu, quy trình thiếu sự đồng bộ và thiếu tính linh hoạt giữa các phòng ban.

Do đó, khi Số hóa dự án thi công xây dựng, doanh nghiệp SME Xây dựng cần lưu ý một số điểm như:

• Các doanh nghiệp SME đã số hoá thành công, thay vì số hoá mọi thứ, họ tập trung toàn bộ nguồn lực vào số hoạt động, quy trình cốt lõi trong doanh nghiệp.
• Lựa chọn công cụ số đáp ứng được các đặc thù riêng của doanh nghiệp SME xây dựng là quản trị vận hành doanh nghiệp gắn liền với quản trị dự án thi công xây dựng
• Lựa chọn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp SME xây dựng
• Quan tâm đến mức độ ưu tiên số hóa, lộ trình số hóa:
  Ưu tiên 01 : Số hóa hoạt động Quản trị dự án thi công xây dựng
  Ưu tiên 02 : Số hóa hoạt động Quản trị nội bộ

Lời kết

MobiWork Digital là công ty tư vấn và triển khai giải pháp Số hóa dự án thi công xây dựng, tập trung trên một công cụ số duy nhất để hỗ trợ doanh nghiệp SME. Để hiểu rõ hơn về phương pháp Số hóa phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình, doanh nghiệp có thể liên hệ  đến MobiWork Digital để nhận Ebook Hướng dẫn hoặc tư vấn trực tiếp từ chúng tôi.

Ebook Số hóa dự án thi công xây dựng