Trong bài viết kỳ 01, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về Sức mạnh của phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc trong quản trị doanh nghiệp. Đây là phương pháp quản lý tập trung vào nhiệm vụ và kết quả, giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc cho nhân viên, đồng thời đem lại cho doanh nghiệp 3 lợi ích lớn:
- Tăng tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn
- Tăng động lực cho nhân viên
- Tăng tính minh bạch trong doanh nghiệp
Ở bài viết kỳ 02 này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về lợi ích thứ 2 của phương pháp tư duy tập trung vào kết quả, đó là bí quyết giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn. Để đọc thêm về các lợi ích khác mà phương pháp quản lý này đem lại, doanh nghiệp có thể tham khảo các bài viết:
- Kỳ 01: Sức mạnh của phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc trong quản trị doanh nghiệp
- Kỳ 02: Bí quyết giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn
- Kỳ 03: Phương pháp nâng cao động lực nhân viên giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc (đang cập nhật)
- Kỳ 04: Làm thế nào để tăng tính minh bạch trong quản lý công việc? (đang cập nhật)
1.Nhân viên trễ hạn và trì hoãn công việc – vấn đề chung của nhiều doanh nghiệp
Hiện trạng trễ hạn và trì hoãn công việc trong doanh nghiệp
Hiện nay, việc nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và trì hoãn công việc là một vấn đề phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Theo khảo sát từ Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế Việt Nam (VERP) với sự tham gia của hơn 300 doanh nghiệp trên toàn quốc: 36% doanh nghiệp cho biết họ thường xuyên gặp phải tình trạng nhân viên trễ hạn và trì hoãn công việc. Tình trạng này ảnh hưởng đến sự tiến độ và chất lượng của dự án, cũng như tinh thần làm việc của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng.
Điều đáng nói là, tình trạng này không chỉ xuất hiện ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà còn tồn tại ở các doanh nghiệp lớn với quy trình bài bản. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp nhỏ, tình trạng này trầm trọng hơn bởi sự thiếu hụt về nguồn lực và quản lý.
Những hậu quả của tình trạng này
Vấn đề trễ hạn và trì hoãn công việc của nhân viên trong doanh nghiệp là một vấn đề phổ biến và gây ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của các công ty.
Đối với tình hình công việc, việc trì hoãn và trễ hạn công việc ảnh hưởng đến tiến độ chung, chất lượng dự án và tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên. Sự chậm trễ trong tiến độ dẫn đến việc phải tăng thời gian hoàn thành dự án, gây ra chi phí phát sinh và ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, khi liên tục xuất hiện sự chậm trễ, doanh nghiệp có thể đánh mất sự hài lòng của khách hàng, từ đó gây suy giảm doanh số và lợi nhuận. Một nghiên cứu của Đại học Rutgers cho thấy: trễ hạn và trì hoãn công việc của nhân viên gây ra mất mát lên tới 10% doanh số của doanh nghiệp. Một nghiên cứu khác của PWC cũng chứng minh tình trạng trì hoãn công việc ảnh hưởng đến 16% số lượng dự án và 23% kinh phí dự án của doanh nghiệp.
Từ những số liệu trên, chúng ta có thể thấy rằng việc trễ hạn và trì hoãn công việc của nhân viên là một vấn đề nghiêm trọng và gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, một doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sự trì hoãn và trễ hạn cũng có thể mất uy tín và danh tiếng trong mắt các đối tác, nhà đầu tư và cộng đồng kinh doanh. Có thể thấy, dưới góc nhìn tổng thể hơn, trễ hạn và trì hoãn công việc ảnh hưởng đến doanh số, lợi nhuận và uy tín của doanh nghiệp.
2. Những nguyên nhân khiến nhân viên thường xuyên trễ hạn công việc
Mặc dù trễ hạn công việc là một vấn đề phổ biến trong doanh nghiệp, nhưng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này thường khác nhau tùy vào từng trường hợp. Sau đây là một số nguyên nhân chính khiến nhân viên thường xuyên không hoàn thành công việc đúng hạn:
Để sót thông tin
Thiếu thông tin là một nguyên nhân phổ biến gây ra trễ hạn và trì hoãn công việc. Nếu nhân viên không nhận được đầy đủ thông tin liên quan đến công việc của mình, hoặc nếu thông tin này không được truyền đạt đúng cách, họ có thể không hiểu rõ yêu cầu và mục tiêu của công việc. Điều này có thể khiến nhân viên bị lạc lối, dẫn đến việc hoàn thành công việc không đúng cách hoặc không kịp thời.
Trong doanh nghiệp, việc để sót thông tin có thể là do: nhà quản lý giao việc thiếu chi tiết, làm việc không hiệu quả giữa các thành viên, nhân viên ghi nhận thiếu yêu cầu công việc…
Sử dụng quá nhiều công cụ trao đổi cũng là một nguyên nhân đáng kể dẫn đến tình trạng bỏ sót thông tin
Chưa biết cách sắp xếp công việc
Sắp xếp công việc bao gồm việc đặt thứ tự ưu tiên nhiệm vụ và phân chia thời gian để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Việc xác định mức độ ưu tiên giúp nhân viên biết được công việc nào cần được hoàn thành trước, dựa trên mức độ quan trọng, khẩn cấp hoặc tầm ảnh hưởng đến các công việc khác. Còn phân phối thời gian là quá trình xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Bằng cách đánh giá khả năng của mình và khối lượng công việc cần phải hoàn thành, nhân viên có thể phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp đảm bảo rằng họ có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Tuy nhiên, một số nhân viên chưa rõ cách sắp xếp công việc dựa trên thứ tự ưu tiên và phân bổ thời gian hợp lý. Một khảo sát của Workfront cho thấy, 37% tổng số giờ làm việc hàng tuần của nhân viên được sử dụng cho việc đọc và trả lời email, điều này cho thấy mức độ phân tán và thiếu tập trung của nhân viên trong công việc. Điều này khiến tiến độ thực hiện công việc bị kéo dài và làm chậm quá trình hoàn thành nhiệm vụ.
Nhân viên chủ quan trong thực hiện công việc
Nhân viên chủ quan trong công việc có thể dẫn đến nhiều tác động tiêu cực đến tiến độ và chất lượng sản phẩm cuối cùng. Ví dụ như:
- Nhân viên đánh giá thấp mức độ quan trọng của công việc, dẫn đến việc trì hoãn thực hiện và gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
- Nhân viên có thể bỏ qua các nhiệm vụ cần thiết trong quy trình để hoàn thành công việc một cách đầy đủ và chất lượng, dẫn đến sai sót trong chất lượng sản phẩm và cần thực hiện lại.
- Nhân viên chủ quan, không làm việc với tâm trí tập trung và cẩn thận, dẫn đến các sai sót và lỗi trong quá trình thực hiện công việc, ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của doanh nghiệp.
Thiếu sự hỗ trợ, huấn luyện và giám sát từ nhà quản lý
Một nguyên nhân quan trọng khác gây ra trễ hạn công việc là do nhà quản lý không cung cấp đầy đủ hỗ trợ, huấn luyện và giám sát cho nhân viên. Cụ thể, nhân viên có thể không biết cách thực hiện công việc đúng cách hoặc không hiểu được sự quan trọng của công việc đó đối với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc không có sự giám sát có thể dẫn đến sự lười biếng và thiếu trách nhiệm của nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ. Điều này có thể dẫn đến việc trì hoãn công việc hoặc thực hiện công việc không đúng tiến độ, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
3. Ứng dụng giải pháp MyPlan giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn
FastWork MyPlan là một giải pháp phần mềm cho phép tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch và báo cáo công việc trong doanh nghiệp. Giải pháp này tập trung vào xác định các nhiệm vụ cần phải thực hiện và đưa ra các kế hoạch công việc để hoàn thành từng nhiệm vụ đó.
Ứng dụng FastWork MyPlan sẽ hỗ trợ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn:
Số hóa nhiệm vụ, mục tiêu và thời hạn
FastWork MyPlan cho phép doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống nhiệm vụ lên trên môi trường số. Giúp nhân viên theo dõi một cách dễ dàng và hiệu quả hệ thống nhiệm vụ và công việc mình cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu. Hỗ trợ giảm tình trạng bỏ sót hay nhầm lẫn thông tin công việc.
Ứng dụng FastWork MyPlan sẽ hỗ trợ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn
Hỗ trợ nhân viên xuyên suốt trên một hệ thống
Số hóa hoạt động lập kế hoạch và báo cáo công việc trên môi trường số, giúp nhân viên thuận tiện theo dõi trong quá trình thực hiện. Ngoài ra, hệ thống còn tự động nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc, tránh tình trạng quên việc, trì hoãn thực hiện. Tạo ra môi trường trao đổi, thảo luận trực tiếp hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Cho phép nhà quản lý hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện
Ứng dụng MyPlan cho phép nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá nhân viên trong quá trình làm việc. Đồng thời, nhà quản lý có thể đánh giá, cho ý kiến, hỗ trợ, thảo luận trên từng công việc của mỗi nhiệm vụ, hỗ trợ nhân viên làm việc đúng hướng và hiệu quả hơn.
Hỗ trợ hoạt động đánh giá hiệu suất nhân viên
Từ báo cáo của nhân viên & kết quả công việc thực tế, nhà quản lý có thể đánh giá lại tỷ lệ hoàn thành hoặc chuyển thành tồn đọng cho các công việc chưa hoàn thành. Từ đó, nhà quản lý cho ý kiến đánh giá trên từng đầu công việc, từng nhiệm vụ, lý do giải trình mà nhân viên đã thực hiện trong báo cáo. Khi có công cụ đánh giá và theo dõi sát sao, nhân viên có thể tăng tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn.
Tham khảo thêm các tính năng của giải pháp MyPlan: https://digital.mobiwork.vn/fastwork-myplan-phan-mem-lap-ke-hoach-va-bao-cao-cong-viec/
Có thể thấy, giải pháp MyPlan còn cung cấp nhiều tính năng giúp tối ưu quá trình lập kế hoạch và báo cáo công việc, từ đó gia tăng hiệu suất nhân viên, tăng tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn. Hiện nay, MobiWork Digital là nhà cung cấp giải pháp MyPlan cho doanh nghiệp. Vừa qua, chúng tôi đã hoàn thành dự án tư vấn và triển khai FastWork MyPlan cho Tập đoàn Y tế AMV, cung cấp cho AMV một công cụ mạnh mẽ để quản lý và theo dõi các nhiệm vụ, số hóa quy trình lập kế hoạch công việc và báo cáo công việc trong tổ chức.
Kết luận
Sử dụng giải pháp MyPlan của MobiWork Digital có thể giúp doanh nghiệp cải thiện quản lý công việc và ngăn chặn sự trì hoãn trong công việc của nhân viên. Điều này giúp nâng cao hiệu suất nhân viên, tăng tiến độ và chất lượng dự án. Nếu doanh nghiệp đang quan tâm đến giải pháp MyPlan, hãy đăng ký tư vấn và nhận Demo miễn phí từ MobiWork Digital để biết thêm chi tiết.
Để tìm hiểu thêm về các lợi ích khác của giải pháp MyPlan cũng như phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc, doanh nghiệp có thể đọc thêm các bài viết ở kỳ sau.
- Kỳ 01: Sức mạnh của phương pháp tư duy tập trung vào kết quả công việc trong quản trị doanh nghiệp
- Kỳ 02: Bí quyết giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và ngăn chặn sự trì hoãn
- Kỳ 03: Phương pháp nâng cao động lực nhân viên giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc (đang cập nhật)
- Kỳ 04: Làm thế nào để tăng tính minh bạch trong quản lý công việc? (đang cập nhật)
