Tối ưu hóa hiệu suất công việc với FastWork MyPlan và phương pháp quản trị Task Oriented Approach

1. Phương pháp quản trị Task Oriented Approach là gì?

Task Oriented Approach (TOA) là phương pháp quản trị hiệu suất công việc dựa trên các nhiệm vụ cụ thể và kết quả đạt được. Thay vì chỉ tập trung vào quá trình hoàn thành, TOA tập trung vào nhiệm vụ và mục tiêu cuối cùng. Nhà quản lý áp dụng TOA sẽ phân tích công việc thành từng nhiệm vụ cụ thể, định rõ mục tiêu và chuẩn bị các tài nguyên cần thiết để đạt được kết quả. Các nhiệm vụ, mục tiêu này được nhà quản lý giao cho nhân viên, sau đó nhân viên tự chủ động đề xuất kế hoạch công việc để hoàn thành từng nhiệm vụ được giao. TOA giúp tăng hiệu suất công việc bằng cách cải thiện quản lý nhiệm vụ, các đội ngũ nhân viên được phân công theo các nhiệm vụ và được theo dõi để đảm bảo tiến độ hoàn thành đúng hạn.

Trong phương pháp này, nhà quản lý đóng vai trò hỗ trợ và giám sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên, duyệt các đề xuất kế hoạch công việc, đồng thời đánh giá kết quả thực hiện công việc. Các báo cáo được sử dụng để cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện công việc và hiệu suất của nhân viên, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp.

Các bước áp dụng phương pháp TOA trong quản trị:

1. Xác định các nhiệm vụ
2. Đánh giá hiệu quả của các nhiệm vụ
3. Thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu cho các nhiệm vụ
4. Xây dựng kế hoạch và phân bổ công việc dựa trên nhiệm vụ
5. Theo dõi báo cáo và đánh giá kết quả

Cách áp dụng TOA hiệu quả trong doanh nghiệp:

1. Xây dựng một quy trình quản lý dựa trên Task Oriented Approach
2. Thiết lập và định hướng mục tiêu cho từng nhiệm vụ
3. Phân bổ công việc và tài nguyên một cách hợp lý
4. Sử dụng công nghệ và hệ thống quản lý để hỗ trợ việc quản lý nhiệm vụ
5. Đưa ra phản hồi và thường xuyên cập nhật để đảm bảo hiệu quả

2. Doanh nghiệp nào phù hợp áp dụng Task Oriented Approach?

Task Oriented Approach là một phương pháp quản trị có thể áp dụng cho nhiều loại doanh nghiệp và ngành nghề khác nhau. Tuy nhiên, những doanh nghiệp được hưởng lợi nhiều hơn khi áp dụng phương pháp này, đó là:

• Doanh nghiệp có quy mô lớn: Khi doanh nghiệp có quy mô lớn, việc quản lý và phân bổ nhiệm vụ trở nên phức tạp. Áp dụng Task Oriented Approach giúp doanh nghiệp tăng tính hiệu quả và năng suất, tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và giảm thiểu các sai sót trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ.
• Doanh nghiệp có nhiều bộ phận hoặc đội ngũ nhân viên đông đảo: Khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận hoặc đội ngũ lớn, việc phối hợp và điều phối các nhiệm vụ trở nên phức tạp hơn. Áp dụng Task Oriented Approach giúp doanh nghiệp tăng tính linh hoạt trong quản lý và phân bổ nhiệm vụ, giảm thiểu sự trùng lặp công việc và tăng cường hiệu quả làm việc.
• Doanh nghiệp có mục tiêu rõ ràng: Khi doanh nghiệp có mục tiêu rõ ràng và cụ thể, việc áp dụng Task Oriented Approach giúp doanh nghiệp thiết lập các chỉ tiêu, mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho từng nhiệm vụ, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và nhanh chóng.
• Doanh nghiệp thường xuyên có sự thay đổi: Khi doanh nghiệp phải đối mặt với các thay đổi thường xuyên về công nghệ, thị trường hoặc quy trình, áp dụng Task Oriented Approach giúp doanh nghiệp tăng tính thích ứng và linh hoạt trong việc thực hiện các nhiệm vụ.

Xem thêm : Top-Down hay Bottom-Up, doanh nghiệp lựa chọn phương pháp quản trị nào?

3. Giới thiệu FastWork MyPlan – giải pháp phần mềm lập kế hoạch công việc và báo cáo công việc

FastWork MyPlan là một giải pháp phần mềm cho phép tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch và báo cáo công việc trong doanh nghiệp. Giải pháp này tập trung vào xác định các nhiệm vụ cần phải thực hiện và đưa ra các kế hoạch công việc để hoàn thành từng nhiệm vụ đó. Nhân viên chủ động đề xuất kế hoạch công việc với sự hỗ trợ, giám sát và phê duyệt từ nhà quản lý. Quá trình thực hiện kế hoạch và báo cáo công việc được tổ chức thành nhiều giai đoạn, bao gồm từ các bước lập kế hoạch, gửi duyệt kế hoạch cho đến các bước báo cáo công việc và đánh giá kết quả.

Tìm hiểu chi tiết về FastWork Myplan : https://digital.mobiwork.vn/fastwork-myplan-phan-mem-lap-ke-hoach-va-bao-cao-cong-viec/

Có thể thấy, FastWork MyPlan phù hợp để áp dụng phương pháp quản trị Task Oriented Approach trong doanh nghiệp, hỗ trợ quá trình thực hiện nhiệm vụ và công việc, số hóa quy trình lập kế hoạch đến báo cáo công việc, từ đó cải thiện hiệu suất và nâng cao năng lực, tăng động lực cho nhân viên.

Giao diện Dashboard trên FastWork MyPlan

3.1 Tính linh hoạt và tuy chỉnh nhiệm vụ

FastWork MyPlan là một giải pháp công nghệ linh hoạt và tùy chỉnh để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các nhiệm vụ, công việc một cách hiệu quả:

• Xác định các nhiệm vụ: FastWork MyPlan cho phép người dùng thiết lập các nhiệm vụ, loại nhiệm vụ và các công việc cần thực hiện để hoàn thành từng nhiệm vụ, có thể linh hoạt tùy chỉnh để phù hợp với nghiệp vụ và vai trò của từng phòng ban. Phương pháp Task Oriented Approach được áp dụng trong FastWork MyPlan giúp đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ và công việc được đặt ra có mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được.
• Tùy chỉnh kế hoạch công việc: FastWork MyPlan cũng cho phép người dùng xây dựng các mẫu kế hoạch tùy chỉnh, bao gồm các nhiệm vụ cố định được cấu hình tự động đến các nhiệm vụ phát sinh, nhiệm vụ tồn đọng từ kỳ trước và nhiệm vụ cần phải phối hợp với các phòng ban khác. Các mẫu kế hoạch này được gắn với kỳ báo cáo theo tần suất và phân quyền sử dụng cho một hoặc nhiều nhân viên, phòng ban để giúp người dùng xây dựng kế hoạch dễ dàng hơn.
• Báo cáo linh hoạt: FastWork MyPlan hỗ trợ nhà quản lý có thể cấu hình linh hoạt kỳ báo cáo theo tần suất báo cáo 1 tuần/ lần, 2 tuần/lần, 4 tuần/lần hoặc theo nhu cầu, quy trình công việc của doanh nghiệp. Trong mỗi kỳ báo cáo yêu cầu xác định các thời hạn: gửi kế hoạch, duyệt kế hoạch, gửi báo cáo và phê duyệt báo cáo, điều này giúp người dùng theo dõi tiến độ công việc và đưa ra các biện pháp kịp thời để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng hạn.

Giao diện Xây dựng Mẫu kế hoạch và cấu hình Nhiệm vụ trên FastWork MyPlan

3.2 Tối ưu hóa hiệu suất công việc

FastWork MyPlan là một ứng dụng hỗ trợ tối ưu hóa hiệu suất công việc cho nhân viên, cấp quản lý và cung cấp các báo cáo tổng hợp để quản lý tiến độ, hiện trạng kế hoạch công việc giúp nhà lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh.

Xem thêm: Số hóa công việc và quy trình nội bộ cho doanh nghiệp SME

Đối với nhân viên & cấp quản lý

Hỗ trợ quản lý, lập kế hoạch công việc và báo cáo công việc theo từng giai đoạn trong một kỳ báo cáo, quy trình được thiết lập chặt chẽ đảm bảo tiến độ thực hiện công việc đúng hạn và đạt được mục tiêu đã đề ra:

• Dự thảo kế hoạch: Nhân viên sử dụng mẫu kế hoạch được gán để đề xuất các công việc cụ thể cần thực hiện nhằm hoàn thành từng nhiệm vụ được giao trong đó. Sau đó, họ tạo ra một dự thảo kế hoạch công việc trong kỳ báo cáo và gửi đến cấp quản lý để phê duyệt.
• Phê duyệt kế hoạch: Cấp quản lý xem xét dự thảo kế hoạch của nhân viên và phê duyệt hoặc yêu cầu thay đổi hoặc yêu cầu dự thảo lại bằng cách tương tác trao đổi, cho ý kiến trên từng đầu công việc và nhiệm vụ. Sau khi được phê duyệt, kế hoạch công việc được chuyển đến giai đoạn thực hiện.
• Thực hiện kế hoạch: Nhân viên thực hiện các công việc đã được xác định trong kế hoạch và ghi nhận tiến độ công việc, các công việc chưa hoàn thành kèm lý do giải trình, các công việc đã hoàn thành. Trong trường hợp phát sinh thêm công việc từ hoạt động thực tế, nhân viên hoàn toàn có thể bổ sung vào nhiệm vụ phát sinh trong kế hoạch công việc của mình.
• Báo cáo kế hoạch: Khi hoàn thành các nhiệm vụ trong kế hoạch, nhân viên gửi báo cáo công việc đến cấp quản lý để đánh giá và phê duyệt. Báo cáo này ghi nhận tiến độ công việc, tỉ lệ hoàn thành mục tiêu và các kết quả đạt được.

Quy trình lập kế hoạch công việc và báo cáo công việc

Việc phê duyệt kế hoạch công việc và báo cáo công việc của nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cấp quản lý. FastWork MyPlan được thiết kế nhằm giúp cấp quản lý thực hiện nhiệm vụ phê duyệt kế hoạch công việc và báo cáo công việc của nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả, bằng cách cung cấp một giao diện và quy trình dễ sử dụng nhưng chặt chẽ, cho phép cấp quản lý theo dõi tiến độ thực hiện của từng nhân viên, phê duyệt hoặc điều chỉnh kịp thời.

Chi tiết kế hoạch công việc trên FastWork MyPlan

Xem thêm: Tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp – Cải thiện hiệu suất công việc

Đối với lãnh đạo & doanh nghiệp

Hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp quản lý tiến độ thực hiện kế hoạch công việc của các bộ phận và nhân viên bằng các báo cáo tổng hợp. Nhờ đó, lãnh đạo doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch công việc của toàn công ty và đưa ra quyết định nhanh chóng để cải thiện hoạt động kinh doanh.

• Năm bắt được số lần thực hiện kế hoạch công việc và báo cáo công việc của nhân viên, bộ phận
• Nắm bắt được tình trạng thực hiện, tình trạng phệ duyệt kế hoạch công việc và báo công việc của nhân viên, bộ phận
• Nắm bắt được tổng số lượng kế hoạch công việc đang thực hiện, tỉ lệ báo cáo công việc
• Nắm bắt được số lượng kế hoạch công việc và báo cáo ở mỗi giai đoạn : dự thảo, chờ duyệt kế hoạch, đã duyệt kế hoạch, không duyệt kế hoạch, chờ duyệt báo cáo, đã duyệt báo cáo, không duyệt báo cáo, quá hạn.

Ngoài ra, FastWork MyPlan giúp tăng cường kết nối, thông tin 2 chiều và tương tác giữa lãnh đạo, phòng ban, quản lý và các thành viên trong doanh nghiệp.

Nắm bắt, theo dõi số lượng và hiện trạng kế hoạch công việc trên FastWork MyPlan

4. Ứng dụng FastWork MyPlan trong phương pháp Task Oriented Approach

Phương pháp quản trị Task Oriented Approach và FastWork MyPlan đều tập trung vào kết quả và đạt được các mục tiêu cụ thể bằng cách xác định các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Vì vậy, FastWork MyPlan là một công cụ rất hữu ích trong việc áp dụng phương pháp quản trị hiệu suất công việc Task Oriented Approach. Các lợi ích của giải pháp này mang lại cho doanh nghiệp:

• Tập trung vào kết quả: tập trung vào kết quả đạt được thay vì chỉ tập trung vào quá trình làm việc. Điều này giúp tăng cường hiệu quả và năng suất của nhân viên vì họ biết rằng kết quả của công việc được đánh giá dựa trên những gì họ làm được.
• Hoàn thành công việc đúng thời hạn: bằng cách đặt ra các nhiệm vụ rõ ràng, xác định thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ, hỗ trợ và giám sát nhân viên thực hiện theo nhiều giai đoạn…giúp cho các nhiệm vụ được thực hiện đúng thời gian và hoàn thành theo kế hoạch.
• Tăng động lực cho nhân viên: bằng cách đưa ra các nhiệm vụ và trao quyền cho nhân viên chủ động đề xuất các công việc cần thực hiện để hoàn thành các nhiệm vụ, từ đó giúp tăng động lực & đẩy mạnh trách nhiệm cho nhân viên khi các đề xuất được ghi nhận, được phê duyệt, đạt được kết quả và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
• Tăng tính minh bạch: kế hoạch công việc và các báo cáo được lưu trữ, quản lý tập trung trên phần mềm, từ đó giúp người dùng dễ dàng tra cứu, tổng hợp, đánh giá. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch trong quá trình quản lý và đánh giá hiệu suất nhân viên, tránh những đánh giá chủ quan hoặc cảm tính.

Giao diện thiết lập kỳ báo cáo theo tần suất trên FastWork MyPlan

6. MobiWork Digital tư vấn & triển khai FastWork MyPlan cho Tập đoàn Y tế AMV

Tập đoàn Y tế AMV là một trong những tổ chức y tế hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực y tế, AMV đã phát triển thành một tập đoàn đa ngành với các hoạt động chính bao gồm: phát triển và quản lý các cơ sở y tế, sản xuất và kinh doanh các sản phẩm y tế như vacxin; sinh phẩm, đồng thời nghiên cứu và phát triển dịch vụ y tế.

Các đơn vị thành viên trong Tập đoàn Y Tế AMV

Theo Mr. Nguyễn Hiệp – Information Technology Manager của Tập Đoàn AMV

Việc sử dụng FastWork MyPlan giúp AMV cải thiện hiệu suất và nâng cao năng lực, động lực cho nhân viên. Bên cạnh đó, công cụ này giúp cho AMV theo dõi kế hoạch công việc một cách chặt chẽ và nhanh chóng, giúp tổng hợp các báo cáo chi tiết để lãnh đạo đưa ra các quyết định và điều chỉnh kịp thời, từ đó đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đúng thời hạn, đúng chất lượng.

Vừa qua, MobiWork Digital đã hoàn thành dự án tư vấn và triển khai FastWork MyPlan cho Tập đoàn Y tế AMV, giải pháp tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch và báo cáo công việc trong doanh nghiệp. Với FastWork MyPlan, Tập đoàn AMV có được một công cụ mạnh mẽ để quản lý và theo dõi các nhiệm vụ, số hóa quy trình lập kế hoạch công việc và báo cáo công việc trong tổ chức. Trong giai đoạn đầu, Tập đoàn AMV áp dụng FastWork MyPlan cho 300 cán bộ nhân viên của khối hành chính văn phòng và khối kinh doanh, trong tương lai sẽ tiếp tục mở rộng triển khai áp dụng cho hơn 1000 nhân sự của tập đoàn.