Trong phần tiếp theo, chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết về các lợi ích của quản trị nhân sự số so với phương thức truyền thống, và lý do tại sao các doanh nghiệp nên chuyển đổi sang quản trị nhân sự số.
1. Những thách thức trong quản trị nhân sự truyền thống
Quản trị nhân sự truyền thống là phương pháp quản lý và điều hành nhân sự dựa trên các phương tiện truyền thống như giấy tờ, tài liệu và công cụ đơn giản như bảng tính Excel. Tuy nhiên, phương pháp này có những hạn chế nhất định, đặc biệt là khi doanh nghiệp mở rộng về quy mô và số lượng nhân viên.
Dễ xảy ra sai sót
Trong quản trị nhân sự truyền thống, các thông tin về lương, bảo hiểm, chấm công, khen thưởng, kỷ luật… thường được quản lý thủ công. Các giấy tờ và tài liệu liên quan cũng được lưu trữ bằng cách in ấn hoặc lưu trữ trong tệp cứng. Quá trình này tiêu tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn nguy cơ sai sót, từ việc nhập sai thông tin đến thất lạc giấy tờ quan trọng.
Ngoài ra, việc quản lý bằng tay cũng khó đảm bảo tính chính xác và công bằng trong tính lương, khen thưởng và kỷ luật cho nhân viên. Điều này có thể ảnh hưởng đến động lực làm việc và giảm sự hài lòng của nhân viên với công ty.
Quản lý theo cách thủ công có thể gây ra nhiều khó khăn và sai sót cho doanh nghiệp
Khó khăn trong việc tìm kiếm và theo dõi thông tin
Một hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên truyền thống thường gây ra nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin. Với các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân viên đông đảo, họ sẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức để xử lý các thông tin như đơn xin nghỉ phép, giấy tờ liên quan đến quá trình nhận việc, ký hợp đồng và các thông tin cá nhân của nhân viên.
Tiêu tốn nhiều thời gian
Việc quản lý nhân sự theo cách truyền thống thường bao gồm nhiều tác vụ thủ công, tốn kém thời gian thực hiện và yêu cầu nhiều nhân sự chuyên trách. Nếu không có các công cụ tự động hóa, việc thực hiện bảng lương cho một tổ chức có thể tiêu tốn cả tuần làm việc của đội ngũ Kế toán, đặc biệt là với các doanh nghiệp có hệ thống KPI phức tạp.
Có thể thấy, quản lý nhân sự theo cách truyền thống không phải một phương pháp quản lý tối ưu về mặt chi phí cho doanh nghiệp.
2. Lợi ích của quản trị nhân sự số
Quản trị nhân sự số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc
Một trong những lợi ích lớn nhất của chuyển đổi sang quản trị nhân sự số là khả năng giảm thiểu sai sót trong công việc. Khi xử lý công việc thủ công, những HR dày dặn kinh nghiệm nhất cũng khó tránh khỏi khả năng xảy ra nhầm lẫn. Và các sai sót này có thể dẫn đến tình trạng nhân viên bất mãn, giảm sự hài lòng và động lực cống hiến của nhân viên với công ty.
Các giải pháp quản trị nhân sự số sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình liên quan đến công, lương, quỹ phép… Đồng thời số hóa các dữ liệu như hồ sơ nhân viên… tránh tình trạng thất lạc và mất mát. Giải pháp cũng giúp nhà quản lý thu thập và tổng hợp dữ liệu tốt hơn, như tình hình chuyên cần của nhân viên để đưa ra các đánh giá, khen thưởng, kỷ luật… một cách chính xác.
Làm việc dễ dàng hơn với quản trị nhân sự số
Minh bạch và dễ dàng trao đổi, tương tác
Quản trị nhân sự số giúp số hóa tất cả các thông tin về nhân viên, như hồ sơ, lương, chấm công và các vấn đề liên quan khác. Điều này giúp các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi thông tin khi cần thiết, đồng thời các nhân viên cũng có thể truy cập vào thông tin của mình để kiểm tra và cập nhật.
Bên cạnh đó, tính minh bạch và chuyên nghiệp còn được tăng cường trong việc quản lý lương và các khoản phụ cấp thông qua các công cụ quản lý lương và chấm công thông minh. Kết quả, việc tính lương và chấm công trở nên đơn giản và chính xác hơn. Các nhân viên cũng có thể tự động kiểm tra thông tin lương, bảo hiểm và các khoản phụ cấp chủ động và dễ dàng hơn. Giúp các doanh nghiệp tăng cường sự hài lòng của nhân viên và tránh được các tranh chấp pháp lý liên quan đến lương và phúc lợi.
Quản trị nhân sự số còn có khả năng tăng tính kết nối và tương tác trong tập thể bằng cách cung cấp các tính năng cho việc trao đổi thông tin, phản hồi và cộng tác giữa các thành viên. Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ số cũng giúp hoạt động làm việc từ xa trở nên dễ dàng, linh hoạt hơn, tăng tính tương tác giữa nhân viên, đặc biệt là trong môi trường làm việc phân tán.
Tăng tính hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc của nhân viên
Với hệ thống quản trị nhân sự số, các quy trình được tự động hóa giúp giảm thiểu thời gian xử lý các công việc thủ công. Ví dụ như:
- Dữ liệu bảng công được xuất trực tiếp về bảng lương và hệ thống sẽ tự động tính lương theo công thức. Như vậy, chỉ cần một lần cài đặt công thức, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống tính công – tính lương khép kín, tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận Back office
- Quá trình gửi – phê duyệt đơn từ nhanh chóng và thuận tiện với tất cả thao tác đều có thể thực hiện trên phần mềm. Không còn tình trạng gửi đơn từ qua công cụ chat gây nhầm lẫn, khó truy xuất và quản lý…
- Tiết kiệm thời gian kiểm tra, xác nhận bảng công giữa nhân viên và bộ phận C&B. Giờ đây, nhân viên đã có thể theo dõi các thông tin về công, lương của mình ngay trên ứng dụng di động, thay vì phải đợi đến cuối tháng để kiểm tra bảng lương giấy như trước đây.
Khi các công việc hành chính có tính chất lặp đi lặp lại được tự động hóa bằng công cụ số, nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc chuyên môn. Từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc.
3. Những công cụ hỗ trợ quản trị nhân sự số
Mô hình quản trị nhân sự số
Các phần mềm quản trị nhân sự số hiện nay cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ quản lý hồ sơ nhân viên, định vị nhân sự, quản lý chấm công, quản lý lương, đánh giá hiệu suất… Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp với nhiều giải pháp quản trị nhân sự số khác nhau. Tuy nhiên, một giải pháp quản trị nhân sự số sẽ cần đảm bảo 3 yếu tố:
- Tăng cường trải nghiệm nhân viên: trao quyền chủ động cho nhân viên và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp
- Khả năng tự động hóa công việc: giải phóng đội ngũ HR / C&B khỏi công việc hành chính và tự động hóa quy trình quản trị nguồn nhân lực
- Hiện đại hóa hoạt động quản trị nhân sự: giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ dữ liệu chấm công , đơn từ và nhân sự
Doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp Số hóa chấm công, tính lương, nhân sự và tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên của MobiWork Digital. Giải pháp giúp tối ưu hóa quá trình quản trị nhân sự, nâng cao hiệu quả làm việc và gia tăng trải nghiệm nhân viên “happy”. Từ đó gắn kết nhân viên với doanh nghiệp, tiết giảm thời gian và chi phí trong hoạt động quản lý nhân sự.
Các tính năng chính trong giải pháp Số hóa chấm công, tính lương, nhân sự và tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên:
Chấm công và quản lý thời gian làm việc:
Nhân viên chấm công thông minh ngay trên di động với công nghệ FaceID, dựa trên định vị GPS hoặc Wifi. Dữ liệu chấm công được cập nhật theo thời gian thực và tự động đưa vào bảng công. Đồng thời, nhân viên có thể kiểm tra thời gian làm việc của mình ngay trên app di động, kịp thời báo cho bộ phận Nhân sự nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn.
Gửi đơn từ và phê duyệt đơn từ trực tuyến:
Quy trình gửi và phê duyệt đơn từ trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn khi mọi giai đoạn được thực hiện trên môi trường số. Nhân viên có thể tạo đơn từ từ các mẫu có sẵn trên di động. Sau khi gửi, đơn từ lập tức được chuyển đến nhà quản lý và tự động cập nhật vào bảng công, quỹ phép sau khi được phê duyệt.
Tự động hóa bảng công, bảng lương:
Giải phóng đội ngũ HR, C&B với hệ thống tính công – tính lương khép kín. Vào cuối tháng, bảng công sẽ được tự động tổng hợp từ dữ liệu chấm công hàng ngày, đơn từ, quỹ phép… và chuyển sang bảng lương. Hệ thống sẽ tự động tính toán lương theo công thức đã được thiết lập sẵn. Giảm thiểu đến 90% sai sót so với hoạt động tính công – tính lương theo hình thức thủ công.
Cập nhật thông báo, chính sách, sự kiện của công ty:
Giải pháp Số hóa chấm công, tính lương, nhân sự còn cho phép doanh nghiệp tạo môi trường tương tác, trao đổi trong nội bộ. Nhà quản lý có thể sử dụng tính năng Thông báo để truyền thông các chính sách, sự kiện… đến tất cả từng phòng ban/ hoặc tất cả thành viên công ty. Đồng thời tạo lập khảo sát, trao đổi, thảo luận trên từng thông báo…
Có thể thấy, quản trị nhân sự số đang trở thành xu hướng và là sự lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự. Với những ưu điểm và lợi ích mà quản trị nhân sự số mang lại, đây là xu hướng phát triển không thể đảo ngược trong thời gian tới. Các doanh nghiệp cần nhận ra giá trị của việc chuyển đổi sang quản trị nhân sự số và nhanh chóng hòa nhập với xu thế mới
MobiWork Digital là công ty cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai giải pháp số hóa chấm công, tính lương, nhân sự và tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên. Đồng thời triển khai giải pháp tập trung trên một công cụ số duy nhất với nhiều lợi thế: khả năng mở rộng và tùy chỉnh phần mềm, khả năng tích hợp, khả năng tư vấn và triển khai mạnh mẽ…
Kết luận
Sự phổ biến của quản trị nhân sự số đã tăng lên trong các doanh nghiệp hiện nay. Nó giúp tối ưu hóa quá trình quản trị nhân sự, tăng cường tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong vận hành. Bên cạnh đó, quản trị nhân sự số còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc của nhân viên và tạo trải nghiệm nhân viên Happy trong tổ chức.
Vì vậy, chúng ta khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi sang quản trị nhân sự số để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời, doanh nghiệp cần đưa ra các quyết định chính xác để đầu tư vào công nghệ và các giải pháp hỗ trợ quản trị nhân sự số, sao cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp và góp phần vào mục tiêu chuyển đổi số thành công.
