Phần mềm DMS – Giải pháp quản lý hệ thống phân phối là người bạn đồng hành không thể thiếu của các nhà sản xuất và nhà phân phối hiện nay. Công cụ này giúp quản lý 100% dữ liệu trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến từng nhà phân phối và điểm bán lẻ, đại lý. Nhờ có phần mềm DMS, doanh nghiệp luôn nắm bắt được thông tin thị trường tức thời để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp và quản lý kênh phân phối một cách dễ dàng, chuyên nghiệp và hiệu quả. Giúp doanh nghiệp loại bỏ các phương pháp thủ công, giảm thiểu sai sót, thao tác nhanh chóng và chính xác.
1. Phần mềm DMS là gì?
DMS là viết tắt của (Distribution Management System) là phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, phát triển và phát hiện tức thời các diễn biến của kênh kênh phân phối bao gồm: giám sát nhân viên sales thị trường, tự động hóa bán hàng tại điểm bán, kiểm soát tồn kho, quản lý sell in và sell out, quản lý công nợ điểm bán và việc vận hành các chương trình hỗ trợ bán hàng (khuyến mãi – trả thưởng – tích lũy – trưng bày)…
Mô hình áp dụng Mobile App của phần mềm DMS trong hoạt động giám sát bán hàng
2. Phần mềm DMS giúp hiện đại hóa quản trị kênh phân phối như thế nào?
Nhiều doanh nghiệp, nhà phân phối nghĩ rằng Phần mềm DMS là một công cụ số giúp ghi nhận đơn hàng ngoài thị trường, tại các điểm bán…chính xác! Nhưng hơn thế nữa, phần mềm DMS còn là một nền tảng số được thiết kế và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu quản lý và hoạt động của đội ngũ sales thị trường, điểm bán, công ty với mục tiêu đảm bảo hàng hóa, sản phẩm từ công ty qua các cấp trung gian (nhà phân phối, điểm bán) có thể đến tay người dùng nhanh chóng và chính xác nhất. Cụ thể, phần mềm DMS giúp hiện đại hóa quản trị kênh phân phối ở các mục tiêu sau:
- Giám sát hoạt động kinh doanh từ công ty qua các cấp trung gian, đến các điểm bán
- Đảm bảo tồn kho tại các cấp trung gian: đúng số lượng, đúng sản phẩm, đúng thời gian
- Theo dõi và thúc đẩy Sell in, Sell out đến từng SKU, từng điểm bán
- Triển khai đa dạng, xuyên suốt các chương trình hỗ trợ bán hàng: khuyến mãi, tích điểm, trả thưởng
- Thúc đẩy tăng độ bảo phủ của sản phẩm tại các điểm bán
- Theo dõi tuyến bán hàng và hỗ trợ, thúc đẩy đội ngũ Sales hoàn thành KPI, tần suất viếng thăm
Hiện đại hóa quản trị kênh phân phối với các yếu tố cơ bản: Đưa đúng sản phẩm đến đúng người tại đúng nơi bán đúng giá với chi phí tối ưu nhất bằng giải pháp phần mềm DMS và số hóa quản trị kênh phân phối
Phần mềm DMS – Nền tảng số hóa quản trị kênh phân phối đắc lực cho doanh nghiệp phân phối
3. Phần mềm DMS phù hợp với các doanh nghiệp nào?
Nhiều nhà lãnh đạo lầm tưởng việc áp dụng phần mềm DMS chỉ dành cho các công ty, tập đoàn lớn với nguồn lực mạnh mẽ. Tuy nhiên, áp dụng phần mềm DMS hay nói cách khác là số hóa quản trị kênh phân phối cũng là nhu cầu bức thiết của doanh nghiệp SME (công ty Sản xuất và Thương mại có hoạt động phân phối) nhằm nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. Việc áp dụng công nghệ số sẽ giúp rút ngắn khoảng cách nguồn lực giữa các doanh nghiệp trong thị trường chung.
Đồng thời, các doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm DMS để số hóa quản trị kênh phân phối từ sớm, khi đội ngũ nhân sự chưa quá đông và các quy trình làm việc chưa quá phức tạp. Lúc này, việc áp dụng công nghệ số sẽ có tính khả thi cao hơn và tạo ra lợi thế vận hành, làm tiền để cho việc mở rộng và phát triển.
Việc áp dùng phần mềm DMS vào quản lý đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực: Tiêu dùng nhanh, Dược phẩm, Hóa mỹ phẩm, Vật tư nông nghiệp, Vật liệu xây dựng, Điện tử – Điện lạnh…
Đối tượng sử dụng
Phần mềm DMS quản lý đồng bộ 100% dữ liệu của toàn bộ chuỗi cung ứng từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối đến Điểm bán / Đại lý nên mỗi bộ phận sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm DMS chuyên biệt để hỗ trợ cho công việc hẳng ngày:
- Đội ngũ Sales thị trường (Salesman)
- Giám sát bán hàng (Supervisor)
- Cấp quản lý : ASM, RSM, Sale Admin
- Giám đốc kinh doanh : Sales Manager, Sales Director, Marketing Director
- Kế toán bán hàng, Kế toán kho
- Lãnh đạo công ty : CEO
- Chủ điểm bán (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm xuống cho hệ thống điểm bán đặt hàng trực tiếp không thông qua sales)
4. Thách thức của doanh nghiệp khi chưa sử dụng phần mềm DMS
Lãnh đạo các doanh nghiệp thường xuyên đặt những câu hỏi như : Độ phủ của sản phẩm của công ty được đánh giá như thế nào so với các đối thủ trên thị trường? Làm thế nào để các nhà phân phối giao hàng đúng hạn? Làm thế nào để đảm bảo các chương trình hỗ trợ bán hàng của công ty được triển khai đầy đủ và chính xác cho từng điểm bán? Hay làm thế nào để phản ánh kịp thời thông tin thị trường để giúp công ty điều chỉnh kế hoạch/chính sách kịp thời…Đồng thời còn rất nhiều các thách thức khác mà các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp trăn trở mỗi ngày:
- Không nắm bắt được sự thay đổi của thị trường, nhiều đối thủ cạnh tranh gay gắt và khốc liệt trong mỗi ngành hàng
- Với cách quản lý truyền thống, các công ty không thể nắm bắt đầy đủ thông tin và chăm sóc tốt điểm bán, nhà phân phối. Trong khi đó điểm bán, nhà phân phối là tài sản lớn nhất của các công ty phân phối
- Không nắm bắt kịp thời thông tin các chương trình hỗ trợ bán hàng đang chạy trên thị trường như khuyến mại, tích điểm, trả thưởng…dẫn đến hạn chế đánh giá đổ phủ thương hiệu và chiến lược phân phối
- Không nắm bắt được tình hình tiêu thụ sản phẩm hay tồn kho tại các điểm bán dẫn đến hạn chế trong việc dự báo chiến lược sản xuất và chuỗi cung ứng.
- Rất nhiều thời gian tài nguyên bị lãng phí khi báo cáo số liệu thống kê làm trì hoãn các quyết định kinh doanh. Tốn cúa nhiều thời gian và nguồn lực vào việc làm báo cáo bán hàng, dẫn đến các quyết định trong kinh doan bị trì hoãn
- Khó kiểm soát quy trình làm việc và chất lượng làm việc, giám sát KPIs của nhân viên sales tại điểm bán
- Chưa theo dõi, đánh giá, kiểm soát các số liệu về thị trường, điểm bán, độ phủ nhãn hàng, chương trình hỗ trợ bán hàng vì phương pháp quản lý thủ công khó đáp ứng được
5. Phần mềm DMS giúp gì cho doanh nghiệp tăng lợi nhuận?
Tăng hiệu quả bán hàng nhờ ứng dụng mobile
Hỗ trợ đội ngũ Sales thao tác, bán hàng theo quy trình chuẩn của doanh nghiệp, từ đó tiết kiệm thời gian, tăng chất lượng chăm sóc nhà phân phối, điểm bán & mở rộng độ phủ thị trường, tối đa doanh thu
Xem thêm >> Giải pháp số hóa quản trị kênh phân phối giúp giám sát và hỗ trợ sales thị trường như thế nào?
- Chuẩn hóa quy trình chăm sóc, viếng thăm điểm bán
- Theo dõi trực quan hoạt động của đội ngũ Sales trên bản đồ số GPS
- Tạo & theo dõi đơn hàng nhanh chóng trên di động
- Sắp xếp & phân bổ tuyến bán hàng thông minh
- Cung cấp đầy đủ thông tin của doanh nghiệp: Sản phẩm, chương trình Khuyến mại,…
- Hỗ trợ phát triển thị trường, mở mới điểm bán đến từng địa phương
- Chủ động theo dõi hiệu quả làm việc trong ngày/tháng với báo cáo đi tuyến, đơn hàng, bán hàng, KPIs…
Ứng dụng mobile là trợ lý đắc lực cho nhân viên sales thị trường và giám sát
Quản lý tuyến bán hàng theo tần suất thông minh
Hỗ trợ nhà quản lý trực quan dữ liệu điểm bán trên bản đồ số, đồng thời hỗ trợ kịp thời cho đội ngũ Sales nhờ kết quả bán hàng, thời gian viếng thăm, thời gian di chuyển, thông tin đơn hàng được cập nhật liên tục real-time
- Phân tuyến bán hàng linh hoạt theo khu vực, cung đường, loại điểm bán, theo tần suất F1,2,3,4…
- Quản lý lộ trình đi tuyến, vị trí, thời gian viếng thăm điểm bán, các điểm bán viếng thăm trái tuyến của đội ngũ Sales
- Các cấp giám sát, quản lý được cung cấp thông tin liên tục, nắm được nhân viên sales nào thực hiện viếng thăm tốt, hoạt động tích cực và ngược lại
- Thiết lập chỉ tiêu KPIs cho từng nhân viên bán hàng và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh tại điểm bán
Quản lý tuyến bán hàng trên bản đồ số GPS và Mobile
Dữ liệu xuyên suốt giữa công ty – nhà phân phối và các điểm bán
Hỗ trợ lãnh đạo, nhà quản lý, admin theo dõi tổng quan toàn bộ hoạt động phân phối sản phẩm ra thị trường theo thời gian thực
- Cập nhật nhanh chóng kết quả, tiến trình thực hiện công việc của đội ngũ Sales
- Thống kê kết quả bán hàng đa chiều theo dạng danh sách/biểu đồ/bản đồ…
- Hỗ trợ đưa ra quyết định kế hoạch trade marketing, thiết lập và theo dõi các chương trình khuyến mãi – trưng bày – trả thưởng – tích lũy….
- Hỗ trợ đưa ra những quyết định giúp tăng hiệu quả đội ngũ Sales, hay thay đổi hoạt động phân phối sản phẩm
Quản lý hoạt động bán hàng của Nhà phân phối
Hỗ trợ và thúc đẩy doanh số bán vào (Sell in) và doanh số bán ra (Sell out) nhờ theo dõi chi tiết đến từng mặt hàng , đến từng điểm bán.
- Quản lý đồng bộ hoạt động sell in và sell out
- Yêu cầu và thực hiện các chương trình trade marketing: trả thưởng – khuyến mãi – trưng bày….
- Quản lý xuất, nhập, tồn kho
- Quản lý đặt mua hàng từ nhà sản xuất, thanh toán và chính sách trả thưởng
- Quản lý nhân viên sales, giám sát hoạt động bán hàng và hỗ trợ phát triển thị trường
Xem thêm >> 6 Lợi ích của giải pháp số hóa quản trị kênh phân phối cho ngành FMCG
Đẩy đủ chức năng CRM đặc thu cho hoạt động phân phối
Giúp doanh nghiệp hiểu các chủ điểm bán, cửa tiệm hơn để từ đó xây dựng kế hoạch chăm sóc phù hợp, phát triển thị trường và tăng cường độ phủ
- Quản lý chi tiết thông tin của điểm bán, chủ điểm bán
- Quản lý lịch sử đặt hàng & trả hàng, bảng giá riêng, hạn mức sản phẩm & công nợ, hàng tồn từng điểm bán
- Quản lý lịch sử viếng thăm, hình ảnh điểm bản của hoạt động viếng thăm, các trao đổi giữa nhân viên sales và chủ điểm bán
- Xem độ phủ của điểm bán trên bản đồ số,
- Quản lý chỉ tiêu KPI từng điểm bán
Trợ thủ đắc lực cho Trade Marketing
Hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ Sales phát triển và duy trì độ phủ ngoài thị trường. Thêm vào đó nâng cao mức độ trung thành của các điểm bán trong việc phân phối sản phẩm của công ty đến tay người tiêu dùng
- Hỗ trợ đội ngũ Trade Marketing lập và vận hành quy trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, chính sách bán hàng, chương trình bán hàng
- Thiết lập và theo dõi các chương trình khuyến mãi theo đơn, trưng bày, trả thưởng, tích lũy….
Cung cấp và đề xuất thông tin chi tiết cho nhân viên Sales khi viếng thăm các điểm bán có tham gia chương trình - Nhận dạng điểm bán đủ điều kiện tham gia chương trình hỗ trợ bán hàng
- Kiểm soát, đánh giá và đảm bảo các chương trình hỗ trợ bán hàng được thực hiện đúng, minh bạch
Chủ động xuất nhập hàng hóa, làm chủ tốc độ phát triển kênh phân phối
Hỗ trợ nhà quản lý và kế toán nắm bắt hàng tồn, bổ sung hàng hóa kịp thời, nắm bắt nhanh khi số lượng hàng hóa nhập/ xuất vượt mức cho phép của từng mặt hàng
- Quản lý xuất, nhập, tồn kho công ty và kho nhà phân phối trên từng sản phẩm, sản phẩm khuyến mại
- Giám sát khả năng tiêu thụ thực tế của thị trường thông qua các báo cáo tổng hợp, thông kê đa chiều
Quản lý sản phẩm, danh mục sản phẩm đa chiều
Không chỉ giúp doanh nghiệp, đội ngũ sales, kế toán quản lý thông tin sản phẩm mà còn phát huy tác dụng trong việc nắm bắt doanh thu, mức độ tiêu thụ trên thị trường và độ phủ của sản phẩm với đối thủ cạnh tranh
- Đầy đủ thông tin sản phẩm theo đặc thù hoạt động phân phối: nhãn hiệu, ngành hàng, đơn vị tính, QR & Bar code, giá nhập, giá buôn, giá bán lẻ…
- Đồng bộ thông tin sản phẩm liên tục trên ứng dụng mobile của đội ngũ sales đi thị trường, thay thế catalogue sản phẩm và hỗ trợ tra cứu lên đơn ngay tại điểm bán
- Quản lý danh mục sản phẩm theo chiều dài, chiểu rộng và chiều sâu
- Theo dõi báo cáo độ phủ từng sản phẩm, từng ngành hàng, so sánh độ phủ với đối thủ cạnh tranh
- Theo dõi doanh số bán hàng theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, nhãn hàng, ngành hàng
Qua bài viết phần mềm DMS là gì chúng ta có thể thấy được một cách tổng quan về những tính năng và lợi ích nổi bật mà phần mềm này mang lại. Doanh nghiệp quan tâm tới phần mềm DMS hay giải pháp số hóa quản trị kênh phân phối có thể tìm hiểu tại đây, gửi email về digital@mobiwork.vn hoặc gọi điện đến số hotline : 094-789-1104 để được MobiWork Digital tư vấn chuyên sâu.
Phần mềm DMS – Nền tảng số hóa quản trị kênh phân phối đắc lực cho doanh nghiệp phân phối
Gần đây trong tháng 10/2022, Công ty Dược phẩm VCP cùng với MobiWork Digital chính thức triển khai Kick-off giải pháp số hóa quản trị kênh phân phối. Dược phẩm VCP là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và phân phối dược phẩm. Các sản phẩm của VCP đã có vị thế vững chắc trên thị trường và được người tiêu dùng ưa chuộng nhờ chất lượng cao, nguồn gốc uy tín và dây chuyền hiện đại.
Xem thêm >> Ứng dụng số hóa quản trị kênh phân phối trong ngành Dược Phẩm
Ms. Trần Mai Lan – Trưởng dự án bên phía VCP đã có những chia sẻ với đội ngũ của MobiWork Digital
Mong muốn của Ban lãnh đạo VCP khi áp dụng giải pháp số hóa kênh phân phối là cung cấp cho đội ngũ trình dược viên và bộ phận kế toán công cụ số để tối ưu hóa quy trình lập, xử lý đơn hàng tại nhà thuốc. Giải pháp của MobiWork Digital đã hiện thực hóa mong muốn đó của chúng tôi.
MobiWork Digital là đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai phần mềm DMS đã được nhiều thương hiệu lớn tin tưởng sử dụng như: Tập đoàn Hoa Sen, Sao Thái Dương, MiWon, Dược phẩm Trà Vinh, Dược phẩm VCP, Sapporo Beer…
