1.Giới thiệu về Employee Self-Service (ESS)
Khái niệm về ESS
Employee Self-Service (ESS) là một hệ thống cho phép các nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân, chấm công, đăng ký nghỉ phép, xem và in bảng lương, thay đổi thông tin cá nhân, và nhiều hơn thế nữa. Điều này giúp cho việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn và cho phép nhân viên giải quyết các vấn đề của mình mà không cần phải liên lạc với bộ phận nhân sự.
Lý do tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng ESS
Thứ nhất, Việc sử dụng ESS mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Đầu tiên, việc sử dụng ESS giúp giảm thiểu tình trạng chậm trễ trong việc xử lý các thủ tục nhân sự. Thông qua hệ thống này, các nhân viên có thể tự quản lý thông tin cá nhân và đăng ký nghỉ phép một cách nhanh chóng, giảm thiểu thời gian chờ đợi xử lý từ bộ phận nhân sự.
Thứ hai, việc sử dụng ESS giúp tăng tính minh bạch trong việc quản lý thông tin nhân viên và dữ liệu. Các thông tin về nhân viên, lương bổng, bảo hiểm, thuế, v.v. được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống ESS, giúp cho bộ phận nhân sự có thể quản lý và theo dõi chính xác các thông tin liên quan đến nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Thứ ba, việc sử dụng ESS giúp tăng tính tiện lợi cho nhân viên trong việc quản lý thông tin cá nhân và đăng ký nghỉ phép. Các nhân viên có thể tự quản lý thông tin của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng, thay vì phải đến bộ phận nhân sự để thực hiện các thủ tục tương tự.
Tóm lại, việc sử dụng ESS giúp cho quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn, giúp giảm thiểu thời gian và chi phí trong quản lý nhân viên, và giúp tăng tính tiện lợi cho nhân viên trong việc quản lý thông tin cá nhân và thực hiện các thủ tục liên quan đến nhân sự. Vì vậy, các doanh nghiệp nên cân nhắc việc triển khai hệ thống ESS để tăng cường hiệu quả trong quản lý nhân sự của mình.
2.Tính năng của ESS trong quản lý nhân sự
Thông tin cá nhân của nhân viên
ESS cung cấp cho nhân viên một nền tảng để quản lý thông tin cá nhân của mình, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email và nhiều hơn nữa. Nhân viên có thể cập nhật thông tin cá nhân của mình trực tiếp trên hệ thống ESS, thay vì phải thông báo cho bộ phận nhân sự. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho quản lý nhân sự, đồng thời giúp cập nhật thông tin cá nhân một cách nhanh chóng và chính xác.
Hồ sơ lương và chế độ phúc lợi
ESS cho phép nhân viên xem thông tin về lương và chế độ phúc lợi của mình trên nền tảng trực tuyến. Nhân viên có thể xem bảng lương, các khoản thu nhập và chi phí, khoản tiền lương ròng và nhiều hơn nữa. Điều này giúp nhân viên nắm bắt được thông tin về thu nhập của mình một cách chính xác và thuận tiện.
Đăng ký nghỉ phép và xin giấy phép
Việc đăng ký nghỉ phép và xin giấy phép thông qua hệ thống ESS giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự phụ thuộc vào bộ phận nhân sự. Nhân viên có thể đăng ký nghỉ phép trên ESS, chọn loại nghỉ phép, thời gian nghỉ phép và xem lịch nghỉ phép của mình để tránh trùng lịch. Hệ thống ESS cũng cho phép nhân viên xin giấy phép trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và bộ phận nhân sự.
Xem lịch làm việc và thời gian làm việc
Tính năng này cho phép nhân viên xem lịch làm việc của mình và thời gian làm việc hàng ngày. Họ có thể kiểm tra số giờ làm việc của mình, số giờ làm thêm giờ và các khoản trả lương liên quan đến thời gian làm việc. Điều này giúp nhân viên có thể quản lý thời gian làm việc của mình tốt hơn và giúp cho quá trình tính lương trở nên dễ dàng hơn.
Quản lý khen thưởng và kỷ luật
Tính năng này giúp quản lý có thể quản lý các yêu cầu khen thưởng hoặc kỷ luật của nhân viên. Quản lý có thể đăng ký các yêu cầu này trực tuyến thông qua hệ thống ESS và các yêu cầu này sẽ được đưa đến cho bộ phận nhân sự hoặc quản lý cấp cao để xử lý. Điều này giúp cho quá trình quản lý khen thưởng
3.Tính năng của ESS trong quản lý thời gian làm việc
ESS cũng có những tính năng đáp ứng nhu cầu quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách dễ dàng và tiện lợi. Dưới đây là một số tính năng phổ biến của ESS trong quản lý thời gian làm việc
Xem lịch làm việc
Nhân viên có thể xem lịch làm việc của mình trên ESS, đảm bảo là họ biết được thời gian làm việc của mình trong tuần, tháng hoặc năm. Điều này giúp họ có thể lên kế hoạch cho công việc và đời sống cá nhân của mình một cách hiệu quả hơn.
Chấm công nhận diện khuôn mặt FaceID
Nhân viên sử dụng di động để chấm công dựa trên khuôn mặt của mình sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt. Cụ thể, hệ thống sẽ sử dụng camera để chụp hình khuôn mặt của người dùng, sau đó sử dụng các thuật toán và công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính của người dùng. Sau khi xác định được danh tính của người dùng, hệ thống sẽ ghi lại thời gian chấm công ra và chấm công vào để tính toán số giờ làm việc của nhân viên.
Đăng ký nghỉ phép và xin giấy phép
Nhân viên có thể đăng ký nghỉ phép hoặc xin giấy phép trên ESS mà không cần phải tìm kiếm và đàm phán với người quản lý của mình. Họ có thể xem tổng số ngày nghỉ phép còn lại của mình và lên kế hoạch nghỉ phép một cách thuận tiện.
Kiểm tra thời gian làm việc và tính lương
Nhân viên có thể kiểm tra thời gian làm việc của mình và tính toán lương một cách nhanh chóng và chính xác. Họ có thể xem số giờ làm việc, lương cơ bản, lương thực tế và các khoản chi tiêu khác như bảo hiểm, thuế và các khoản giảm trừ khác.
Những tính năng này giúp cho quản lý thời gian làm việc của nhân viên trở nên đơn giản hơn và giảm thiểu sự nhầm lẫn trong việc tính lương và quản lý nghỉ phép.
Ngoài ra Employee Self-Service (ESS) còn cũng cung cấp tính năng hỗ trợ cho quản lý kế toán và C&B của một tổ chức, doanh nghiệp. Nhân viên có thể xem thông tin liên quan đến lương và các khoản thanh toán, giúp họ có thể kiểm tra xem họ đã nhận đủ các khoản lương, tiền thưởng hay các khoản phúc lợi khác. Với các tính năng này, ESS giúp cho việc quản lý kế toán và tài chính của tổ chức trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Các thông tin liên quan đến kế toán và tài chính được cập nhật nhanh chóng và chính xác, giúp cho quy trình quản lý trở nên minh bạch và chính xác hơn. Bên cạnh đó, việc cho phép nhân viên kiểm tra các thông tin liên quan đến lương và tài chính cũng giúp tạo sự tin tưởng và hài lòng cho nhân viên, từ đó cải thiện chất lượng làm việc của họ.
4.Lợi ích của việc sử dụng ESS
ESS mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như cho nhân viên. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng ESS
Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu công việc cho phòng nhân sự
Việc sử dụng ESS giúp giảm bớt tải công việc cho phòng nhân sự bởi vì các nhân viên có thể tự quản lý thông tin cá nhân, thời gian làm việc, đăng ký nghỉ phép, xin giấy phép và kiểm tra lương của mình. Thông qua ESS, nhân viên có thể tự tìm kiếm thông tin mà mình cần mà không cần phải liên hệ với phòng nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc của phòng nhân sự
Tăng tính minh bạch trong quản lý nhân sự và tài chính
ESS giúp nâng cao tính minh bạch trong quản lý nhân sự và tài chính bằng cách giúp cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác đến các nhân viên. Thông qua ESS, nhân viên có thể tự xem các thông tin liên quan đến lương, chế độ phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật và đào tạo. Điều này giúp đảm bảo rằng các quyết định liên quan đến nhân sự và tài chính được đưa ra một cách minh bạch và công bằng.
Tăng tính linh hoạt trong quản lý thời gian làm việc và phát triển nghề nghiệp
ESS giúp tăng tính linh hoạt trong quản lý thời gian làm việc và phát triển nghề nghiệp bằng cách cho phép nhân viên tự quản lý thời gian làm việc, đăng ký nghỉ phép và xin giấy phép. Ngoài ra, ESS cũng cung cấp các thông tin liên quan đến đào tạo và phát triển nghề nghiệp cho các nhân viên. Từ đó, nhân viên có thể dễ dàng đăng ký các khóa đào tạo và phát triển nghề nghiệp mà mình muốn, giúp nâng cao trình độ và khả năng làm việc của bản thân
Tóm lại, việc sử dụng ứng dụng Employee Self-Service (ESS) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ giảm chi phí và tăng hiệu quả, tới tăng tính minh bạch và cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Nếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp và chưa sử dụng ESS, hãy cân nhắc áp dụng công nghệ này để tăng cường quản lý nhân sự và tài chính của doanh nghiệp
5. Giải pháp áp dụng ESS trong doanh nghiệp
MobiWork Digital là công ty cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai giải pháp số hóa chấm công, tính lương, nhân sự và tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên. Giải pháp này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của nhân viên. Một trong những thành phần quan trọng của giải pháp là ứng dụng Employee Self-Service (ESS).
ESS là một ứng dụng nội bộ được tích hợp trong giải pháp của MobiWork Digital, cho phép các nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân, thực hiện chấm công nhân diện khuong mặt FaceID, đăng ký nghỉ phép, đề xuất, kiểm tra lịch làm việc và tính lương… Việc sử dụng ESS giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý thời gian làm việc, nâng cao tính minh bạch trong quản lý nhân sự và tài chính, giảm thiểu công việc cho phòng HR và C&B.
MobiWork Digital có thể tùy chỉnh tính năng của ESS cho từng doanh nghiệp, phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của từng khách hàng. Đồng thời, MobiWork Digital cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai giải pháp cho khách hàng, đảm bảo quá trình triển khai được diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất. Với chi phí hợp lý, MobiWork Digital giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời nâng cao năng suất và lợi nhuận.
