Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, việc quản lý, tối ưu hóa hiệu suất công việc là một trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp. Mục tiêu của các doanh nghiệp không chỉ đơn giản là hoàn thành công việc mà còn là đảm bảo chất lượng, tối ưu hóa tài nguyên và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, để đạt được mục tiêu này, các phương pháp quản trị hiệu suất công việc đang trở thành xu hướng quan trọng trong các doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu và phân tích các phương pháp quản trị hiệu suất công việc phổ biến hiện nay, từ đó giúp các doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về các công cụ quản lý hiệu suất công việc và có thể áp dụng các phương pháp phù hợp để tăng cường năng suất và hiệu quả công việc.
1. Các phương pháp quản trị hiệu suất công việc
Có nhiều phương pháp quản trị hiệu suất công việc được sử dụng hiện nay, dưới đây là một số phương pháp phổ biến:
- S.M.A.R.T. goals (Mục tiêu S.M.A.R.T.): Đây là một phương pháp thiết lập mục tiêu rõ ràng, cụ thể, đo được và có thể đạt được. S.M.A.R.T. là viết tắt của đầy đủ các yếu tố cần có trong một mục tiêu: Specific (cụ thể), Measurable (đo được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (liên quan) và Time-bound (có hạn).
- KPIs (Chỉ số hiệu suất chính): Là các chỉ số được sử dụng để đo lường hiệu suất và đạt được mục tiêu của một tổ chức hoặc một nhân viên. KPIs có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ và đo lường đóng góp của mỗi nhân viên đối với mục tiêu của tổ chức.
- 360-degree feedback (Phản hồi 360 độ): Là một phương pháp đánh giá hiệu suất dựa trên phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới. Phương pháp này giúp nhân viên nhận được phản hồi đầy đủ và chính xác về hiệu suất của họ từ nhiều nguồn khác nhau.
- Agile performance management (Quản lý hiệu suất theo phương pháp Agile): Đây là một phương pháp quản lý hiệu suất linh hoạt và động, tập trung vào việc phản hồi thường xuyên, cập nhật mục tiêu thường xuyên và đánh giá kết quả theo từng giai đoạn. Phương pháp này phù hợp với các công việc có tính chất linh hoạt, đòi hỏi sự sáng tạo và thay đổi thường xuyên.
- OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính): Là một phương pháp thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu suất, tập trung vào mục tiêu lớn và các kết quả đo lường. Phương pháp này đánh giá hiệu suất dựa trên khả năng đạt được mục tiêu và kết quả thực tế.
Xem thêm: Tối ưu hóa hiệu suất công việc với FastWork MyPlan và phương pháp quản trị Task Oriented Approach
2. S.M.A.R.T. goals (Mục tiêu S.M.A.R.T.)
Mục tiêu S.M.A.R.T. là một phương pháp thiết lập mục tiêu mà được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh, giáo dục, thể thao đến cuộc sống cá nhân. Đây là một phương pháp giúp người đặt mục tiêu xác định và định hình mục tiêu một cách rõ ràng, cụ thể, đo được và có thể đạt được.
S.M.A.R.T. là viết tắt của năm yếu tố cần có trong một mục tiêu:
- Specific (cụ thể): Mục tiêu cần phải được xác định rõ ràng và cụ thể, đặt ra một cách rõ ràng về những gì cần làm và kết quả cần đạt được. Một mục tiêu cụ thể giúp người đặt mục tiêu biết mình đang làm gì và giúp tránh những mục tiêu mơ hồ, khó đạt được.
- Measurable (đo được): Mục tiêu cần được đo lường để đánh giá tiến độ và đạt được hay không. Điều này cần đặc biệt quan trọng để người đặt mục tiêu có thể đánh giá được mức độ tiến triển và điều chỉnh hoạt động để đạt được mục tiêu.
- Achievable (có thể đạt được): Mục tiêu cần phải được đặt ra sao cho đạt được, dựa trên khả năng, tài nguyên và thời gian có sẵn. Mục tiêu quá khó hoặc quá dễ sẽ không khuyến khích hoặc động viên người đặt mục tiêu đạt được mục tiêu đó.
- Relevant (liên quan): Mục tiêu cần phải liên quan đến mục đích chính của người đặt mục tiêu. Một mục tiêu không liên quan sẽ không đóng góp gì cho việc đạt được mục đích chính của người đặt mục tiêu.
- Time-bound (có hạn): Mục tiêu cần phải có thời gian hoàn thành xác định, giúp người đặt mục tiêu định hướng thời gian và tài nguyên của mình để đạt được mục tiêu trong thời gian quy định.
Việc áp dụng phương pháp thiết lập mục tiêu S.M.A.R.T. giúp người đặt mục tiêu có một kế hoạch, họat động cụ thể và chi tiết hơn, từ đó giúp đạt được mục tiêu hiệu quả hơn. Phương pháp S.M.A.R.T. còn giúp người đặt mục tiêu tập trung vào những mục tiêu quan trọng và hiệu quả nhất, tránh tốn thời gian và tài nguyên vào các hoạt động không cần thiết hoặc không liên quan.
Khi thiết lập mục tiêu S.M.A.R.T., người đặt mục tiêu nên đặt mục tiêu cụ thể và rõ ràng nhất có thể, xác định các chỉ số đo lường để theo dõi tiến độ, đánh giá khả năng đạt được mục tiêu, đảm bảo mục tiêu liên quan và có tính thực tế, và đặt thời gian hoàn thành cho mục tiêu đó. Sau đó, người đặt mục tiêu cần theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu trong thời gian quy định.
Với việc sử dụng phương pháp S.M.A.R.T. trong việc thiết lập mục tiêu, người đặt mục tiêu có thể tập trung nỗ lực và tài nguyên vào những hoạt động quan trọng, cải thiện hiệu quả công việc và đạt được thành công trong việc đạt được các mục tiêu của mình.
3. KPIs (Chỉ số hiệu suất chính)
KPIs (Chỉ số hiệu suất chính) là một công cụ quan trọng trong việc đánh giá và đo lường hiệu suất của tổ chức hoặc nhân viên. KPIs được sử dụng để đo lường tiến độ đạt được các mục tiêu và chỉ ra sự đóng góp của từng nhân viên đối với mục tiêu chung của tổ chức.
KPIs được thiết kế để phản ánh các mục tiêu cụ thể của tổ chức hoặc dự án, và chúng thường được đo lường dưới dạng con số hoặc phần trăm. Ví dụ về KPIs bao gồm tỷ lệ phản hồi của khách hàng, doanh số bán hàng, số lần truy cập trang web hoặc số lượng sản phẩm được sản xuất. KPIs có thể được sử dụng để đo lường hoạt động của cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức, từ đó đánh giá mức độ đóng góp của mỗi cá nhân và nhóm vào mục tiêu chung của tổ chức.
Sử dụng KPIs giúp cho việc quản lý hiệu suất công việc trở nên dễ dàng hơn. Nó giúp cho tổ chức hoặc cá nhân có thể theo dõi và đánh giá tiến độ đạt được mục tiêu, từ đó phát hiện những điểm mạnh và điểm yếu, tìm kiếm cách cải thiện và tối ưu hoạt động. Ngoài ra, KPIs còn giúp cho người quản lý có thể thúc đẩy nhân viên và đội nhóm để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Tuy nhiên, việc thiết lập KPIs đòi hỏi sự chính xác và cân nhắc cẩn thận để đảm bảo tính khách quan và đo lường chính xác. Nếu KPIs không được thiết lập đúng hoặc thiết lập sai mục tiêu, chúng có thể dẫn đến những hệ quả ngược lại và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân. Vì vậy, việc thiết lập và quản lý KPIs đòi hỏi sự am hiểu về mục tiêu của tổ chức, hiểu rõ hoạt động của tổ chức và có kiến thức sâu rộng về việc đo lường hiệu suất công việc.
4. 360-Degree feedback (Phản hồi 360 độ)
360-degree feedback, hay còn được gọi là phản hồi đa chiều 360 độ, là một phương pháp đánh giá hiệu suất rất phổ biến trong các tổ chức hiện nay. Phương pháp này nhằm mục đích cung cấp cho nhân viên một phản hồi đầy đủ và chính xác về hiệu suất của họ từ nhiều nguồn khác nhau, không chỉ từ cấp trên mà còn từ đồng nghiệp và cấp dưới.
360-degree feedback thường bao gồm một bảng đánh giá đa chiều, trong đó các nhân viên được đánh giá dựa trên các tiêu chí và kỹ năng quan trọng cho công việc của họ. Những tiêu chí này có thể bao gồm kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng lãnh đạo, đạo đức nghề nghiệp, sự sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề, và nhiều tiêu chí khác.
Các đánh giá này được thực hiện bởi nhiều người khác nhau, bao gồm cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới, giúp tạo ra một hình ảnh đa chiều về hiệu suất của nhân viên. Kết quả từ 360-degree feedback có thể được sử dụng để xác định những điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, cũng như để phát triển kế hoạch phát triển kỹ năng cá nhân và nâng cao hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tốt nhất, phải đảm bảo rằng quá trình đánh giá được thực hiện một cách công bằng và chính xác, và rằng nhân viên nhận được sự hỗ trợ cần thiết để cải thiện hiệu suất của mình.
5. Agile performance management (Quản lý hiệu suất theo phương pháp Agile)
Agile Performance Management (Quản lý hiệu suất theo phương pháp Agile) là một phương pháp quản lý hiệu suất mới được áp dụng trong nhiều tổ chức hiện nay. Phương pháp này được phát triển dựa trên triết lý Agile, một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và động, tập trung vào việc phản hồi thường xuyên và thích ứng với thay đổi.
Agile Performance Management có nhiều ưu điểm, trong đó có khả năng tăng cường sự linh hoạt và sáng tạo cho nhân viên, đồng thời giúp các tổ chức đáp ứng nhanh chóng với thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Trong quá trình áp dụng phương pháp Agile Performance Management, việc đặt mục tiêu được thực hiện thông qua các vòng lặp phản hồi thường xuyên và quá trình đánh giá được thực hiện dựa trên các kết quả đạt được trong mỗi giai đoạn. Từ đó, nhân viên có thể cập nhật và điều chỉnh các mục tiêu của mình liên tục để đáp ứng tốt hơn với yêu cầu công việc.
Một trong những yếu tố quan trọng nhất của Agile Performance Management là sự tương tác giữa nhân viên và quản lý. Các cuộc họp định kỳ giữa quản lý và nhân viên giúp tăng cường sự liên lạc và cập nhật thông tin giữa các bên, đồng thời giúp quản lý hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động của nhân viên và đưa ra các giải pháp phù hợp để hỗ trợ họ.
6. OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính)
OKRs là một phương pháp quản lý hiệu suất mà có nguồn gốc từ Google và đã được sử dụng rộng rãi trong các công ty công nghệ khác. Phương pháp này tập trung vào việc thiết lập mục tiêu lớn và các kết quả đo lường cụ thể để đánh giá hiệu suất. OKRs có 2 phần chính: mục tiêu và kết quả chính.
Mục tiêu được xác định rõ ràng và cụ thể, với một số chỉ tiêu đo lường để đánh giá việc đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu cần phải tham khảo tầm nhìn và chiến lược của tổ chức, nhằm giúp các nhân viên hiểu rõ mục đích của công việc của họ và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.
Kết quả chính là các chỉ số đo lường được sử dụng để đánh giá hiệu suất. Chúng cần phải được thiết lập sao cho đo lường được kết quả thực tế và đóng góp vào mục tiêu của tổ chức.
OKRs được sử dụng để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều tập trung vào những mục tiêu và kết quả chính quan trọng nhất cho tổ chức. Điều này giúp các nhân viên hiểu rõ công việc của mình và giữ được sự tập trung, đồng thời giúp quản lý theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất của nhân viên.
7. Thực trạng áp dụng phương pháp quản trị hiệu suất công việc tại Việt Nam
Theo báo cáo mới nhất của Tập đoàn PwC, tình trạng này đang được cải thiện. Nghiên cứu của PwC cho thấy, hơn 90% doanh nghiệp tại Việt Nam đang áp dụng ít nhất một công nghệ số trong quản trị hiệu suất công việc. Trong đó, các công nghệ phổ biến nhất bao gồm phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý tài chính và kế toán, và phần mềm quản lý khách hàng.
Việc áp dụng các công cụ số trong quản trị hiệu suất công việc mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Trước tiên, các công cụ số giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu thập và phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra những quyết định quan trọng hơn và cập nhật mục tiêu, phương pháp làm việc phù hợp với tình hình thực tế.
Thứ hai, các công cụ số giúp tăng tính minh bạch trong quá trình quản trị hiệu suất công việc, từ đó tạo sự đồng thuận và sự tập trung của nhân viên, đồng thời giúp doanh nghiệp giải quyết được nhiều vấn đề nội bộ.
Cuối cùng, việc sử dụng các công cụ số trong quản trị hiệu suất công việc giúp doanh nghiệp tăng cường tính cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường. Tuy nhiên, doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn gặp nhiều thách thức trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm thiếu nhân lực có đủ kỹ năng và kiến thức về công nghệ, vấn đề về chi phí và hạn chế về cơ sở hạ tầng công nghệ.
8. Lời kết
Như vậy, đã có một số phương pháp quản trị hiệu suất công việc hiện nay được sử dụng phổ biến trong các tổ chức và doanh nghiệp. Các phương pháp này bao gồm:
- S.M.A.R.T. goals (Mục tiêu S.M.A.R.T.)
- KPIs (Chỉ số hiệu suất chính)
- 360-degree feedback (Phản hồi 360 độ)
- Agile performance management (Quản lý hiệu suất theo phương pháp Agile)
- OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính)
Mỗi phương pháp có ưu điểm và hạn chế riêng, được sử dụng tùy thuộc vào tính chất của công việc và mục tiêu cần đạt được. Tuy nhiên, chúng đều tập trung vào việc thiết lập mục tiêu cụ thể, đo lường đạt được, liên quan đến công việc, có thời hạn và có thể đạt được. Các phương pháp quản trị hiệu suất công việc này đều nhằm tối ưu hoá hiệu suất công việc, tăng cường khả năng cạnh tranh và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức và cá nhân.
MobiWork Digital là một công ty cung cấp giải pháp chuyển đổi số và tư vấn quản trị doanh nghiệp. Dịch vụ của MobiWork Digital tập trung vào việc cải thiện quản trị công việc, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đẩy nhanh tiến độ công việc của doanh nghiệp.
MobiWork Digital cung cấp các giải pháp đa dạng để quản lý công việc và quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Các giải pháp này bao gồm phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý quy trình và phần mềm quản lý văn phòng số… Các phần mềm này được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian và chi phí.
Ngoài ra, MobiWork Digital cung cấp các dịch vụ tư vấn chuyên sâu để giúp doanh nghiệp chuyển đổi số quản trị công việc và quy trình nội bộ. Các dịch vụ tư vấn của MobiWork Digital bao gồm đánh giá hiện trạng, tư vấn chiến lược và triển khai giải pháp. Chúng tôi cam kết đưa ra những giải pháp tối ưu nhất để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình và tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường
