1. Những khó khăn trong vận hành doanh nghiệp SME
Những doanh nghiệp chưa xây dựng được quy trình hoạt động hiệu quả, hoặc chưa có phương thức vận hành quy trình tối ưu, có thể gặp một số khó khăn trong quá trình hoạt động như:
Quy trình chưa phù hợp
Ở một số doanh nghiệp mới thành lập, nhiều quy trình được viết theo cách cảm tính, chủ yếu chỉ dựa trên các lỗi phát sinh hoặc đề xuất của nhân viên. Các quy trình không theo quy chuẩn này đã gây ra nhiều lỗ hổng trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Ngoài ra, một số quy trình trông có vẻ tốt trên giấy, khi áp dụng trong thực tế lại không đem đến hiệu quả mà còn làm tăng khối lượng công việc của nhân viên.
Không theo dõi được tiến độ công việc
Nhà lãnh đạo thường chỉ nắm bắt được tiến độ công việc tổng thể thông qua báo cáo của cấp quản lý. Tuy nhiên, các báo cáo này thường chậm hơn so với thời gian thực và chỉ mang tính khái quát. Không đi sâu được chi tiết tình hình công việc, mức độ ưu tiên và thực trạng triển khai công việc của từng phòng ban, bộ phận.
Khi số lượng công việc quá nhiều, dễ xảy ra tình trạng công việc bị bỏ sót hoặc quá hạn mà không được nhắc nhớ kịp thời.
Không theo dõi được tiến độ công việc là khó khăn của nhiều doanh nghiệp
Sử dụng cùng lúc nhiều công cụ không chuyên
Qua khảo sát thực tế, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ không chuyên như: Excel, Email, Zalo… để giao việc và quản lý thực hiện công việc. Dẫn đến tình trạng nhân viên không nắm bắt được việc phải làm do: quên, trôi tin nhắn, nhầm lẫn giữa nhiều nhóm làm việc khác nhau. Nhà quản lý cũng khó theo dõi tiến độ công việc khi phải sử dụng song song nhiều công cụ.
Không có công cụ lưu trữ tổng hợp
Công việc được giao bằng nhiều cách như: giao việc qua miệng, giao qua email, qua các biên bản họp… dẫn đến việc khó theo dõi và quản lý. Do không có công cụ lưu trữ tập trung, nhân viên dễ bị sót việc, nhà lãnh đạo khó quản lý và tổng thể quy trình thiếu sự chuyên nghiệp.
Đồng thời, doanh nghiệp cũng không có nơi lưu trữ tài liệu, dữ kiện làm việc, dẫn đến khó khăn cho nhân sự trong việc thực thi công việc.
Tồn đọng nhiều thời gian chết
Tồn đọng nhiều thời gian chết trong quá trình vận hành là vấn đề của rất nhiều doanh nghiệp. Nguyên nhân này có thể đến từ:
- Quá trình phê duyệt giấy tờ, công văn không được xuyên suốt, mấy nhiều thời gian giữa các phòng ban
- Nhân viên phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu, giấy tờ một cách thủ công
- Các quy trình hành chính rườm rà, nhiều thủ tục giấy tờ có tính chất lặp đi lặp lại
Không phân rõ được vai trò nhân sự
Khi một công việc cần có sự tham gia của nhiều nhân sự, nhiều phòng ban, việc phân rõ vai trò nhân sự là một yêu cầu tất yếu. Nếu không có sự phân chia công việc rõ ràng, dễ dẫn đến tình trạng thiếu công bằng, minh bạch, nhân viên không rõ mình phải làm gì hoặc đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Việc phân rõ vai trò nhân sự còn giúp doanh nghiệp đánh giá công việc một cách hiệu quả, đồng thời thu thập dữ liệu để đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên. Đảm bảo nhân viên được đánh giá và hưởng đãi ngộ đúng theo năng lực.
Hiện nay, có 2 phương pháp quản trị được doanh nghiệp sử dụng phổ biến là Top – Down ( quản trị từ trên xuống dưới) và Bottom Up (từ dưới lên trên). Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng. Việc lựa chọn phương pháp quản trị nào sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố trong doanh nghiệp như: mô hình, văn hóa, quan điểm của nhà lãnh đạo.
Phương pháp quản trị Top – Down và Bottom Up
2. Lợi ích của Số hóa công việc và quy trình nội bộ
Số hóa công việc và quy trình nội bộ giúp doanh nghiệp xây dựng các quy trình làm việc khép kín và gắn kết. Hỗ trợ nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc cá nhân – đội nhóm.
Theo dõi, quản lý công việc dễ dàng
Số hóa công việc và quy trình nội bộ là giải pháp hiệu quả hỗ trợ nhà lãnh đạo quản lý công việc dễ dàng hơn bao giờ hết. Không cần sử dụng song song nhiều công cụ hay thường xuyên hỏi nhân viên về tiến độ, tình hình công việc hiện tại, nhà quản lý có thể giao và quản lý công việc, dự án trên một phần mềm duy nhất.
Nhà quản lý có thể theo dõi nhiều yếu tố công việc như: tiến độ, trạng thái, từng hạng mục, nhân viên… ngay trên máy tính hoặc tiến bị di động. Đặc biệt, các trạng thái công việc này được cập nhật theo thời gian thực từ báo cáo của từng thành viên. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ nhà quản lý Giao việc thông minh, như: giao cho người ít việc nhất, giao việc người ở giai đoạn trước…
Với hệ thống theo dõi từ trực quan đến chi tiết, nhà lãnh đạo có thể nhìn nhận, phát hiện nhanh những điểm chậm trễ, tắc nghẽn ảnh hưởng đến tổng thể quy trình. Từ đó nhanh chóng có phương án xử lý thích hợp để đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ.
Giúp nhân viên tối đa hiệu suất làm việc
Với sự hỗ trợ của công cụ số, nhân viên có thể kiểm soát tất cả công việc ở một nơi, thống kê, sắp xếp các công việc cần làm và thứ tự ưu tiên… Với những tính năng như: lên kế hoạch chi tiết công việc, cơ chế nhắc nhở và tổng kết,.. phần mềm giúp các nhân viên nhìn thấy được công việc của mình, giảm thiểu tình trạng chậm deadline hay bỏ sót những công việc quan trọng. Nhìn vào phần mềm, mỗi cá nhân sẽ biết đâu là công việc ưu tiên, công việc nào cần thực hiện trước để từ đó tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
Không cần đến sự tham gia của công cụ chat, giải pháp Số hóa công việc và quy trình nội bộ hỗ trợ doanh nghiệp tương tác và tối ưu các luồng trao đổi thông tin. Dưới mỗi nhiệm vụ được giao, nhân viên có thể tương tác, thảo luận dễ dàng ngay trên di động.
Quy trình làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian
Việc Số hóa công việc và quy trình nội bộ giúp doanh nghiệp tạo lập một hệ thống vận hành chuyên nghiệp với các liên kết quy trình chặt chẽ giữa các phòng ban. Đảm bảo luồng thông tin được xuyên suốt, truyền tải chính xác dù có nhiều phòng ban tham gia vào dự án. Mỗi công việc đều được phân rõ vai trò, nhiệm vụ của từng cá nhân, tránh tình trạng mất công bằng, minh bạch trong nội bộ.
Hệ thống cũng giúp nhân viên tự động hóa các công việc lặp lại hay rút ngắn thời gian chết giữa các giai đoạn. Ví dụ: nhân viên không còn mất thời gian tìm kiếm tài liệu giữa hàng núi giấy tờ mà tất cả dữ liệu đều được lưu trữ ngay trên phần mềm. Đặc biệt, các tài liệu liên quan sẽ được đính kèm ngay tại nhiệm vụ được giao, tiết kiệm tối đa thời gian cho các công việc ít quan trọng để tập trung vào nhiệm vụ chính.
Lưu trữ và đo lường công việc hiệu quả
Ứng dụng công cụ số giúp mọi dữ liệu liên quan đến công việc đều được cập nhật và lưu trữ trên phần mềm với khả năng bảo mật dữ liệu cao. Ngăn chặn rủi ro bị thất lạc hoặc đánh cắp những thông tin qua trọng của doanh nghiệp.
Số hóa công việc và quy trình nội bộ đem đến các nhiều tính năng cho phép doanh nghiệp đo lường công việc hiệu quả:
- Đảm bảo nhân viên tuân thủ đúng quy trình làm việc
- Tổng hợp toàn bộ luồng công việc và hệ thống báo cáo đa chiều qua Dashboard
- Theo dõi tiến độ, tỷ lệ thành công, thất bại tại từng quy trình
- Đo đạc thời gian quá hạn, đúng hạn trên từng thành viên nhóm, phòng, ban…
Việc thu thập dữ liệu để đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên không còn là bài toán khó khi có sự tham gia của công cụ số. Nhìn nhận các báo cáo từ trực quan đến chi tiết, nhà lãnh đạo có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của từng phòng ban, từng đội nhóm, từng nhân sự… Từ đó có phương án khen thưởng/ nhắc nhở/ xử lý… phù hợp và công bằng với năng lực đội ngũ.
3. Quản trị vận hành doanh nghiệp hiệu quả trên một nền tảng duy nhất
Số hóa công việc và quy trình nội bộ là hoạt động rất quan trọng đối với một tổ chức, giúp tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý. Chúng tạo ra tư duy và cách làm việc hiệu quả hơn, gia tăng khả năng quản trị, tạo tiền đề để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.
Do đó, khi Số hóa công việc và quy trình nội bộ, doanh nghiệp SME cần lưu ý một số điểm như: chọn lựa được phương pháp quản trị phù hợp, công cụ số đáp ứng được nhu cầu và xuyên suốt trên một nền tảng duy nhất, nhà cung cấp uy tín, phù hợp với doanh nghiệp SME.
MobiWork Digital là đơn vị tư vấn số hóa công việc và quy trình nội bộ theo 2 phương pháp top-down và bottom-up, đồng thời triển khai giải pháp tập trung trên một công cụ số duy nhất giúp nhà quản lý doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, ra quyết định, đánh giá kịp thời.
Một số tính năng trong giải pháp Số hóa công việc và quy trình nội bộ:
Số hóa công việc
Phần mềm hỗ trợ Số hóa công việc
- Phương pháp Top Down: Quản lý giao việc theo nhóm, dự án, phòng ban & theo dõi tiến độ, xử lý công việc tức thời. Cấp dưới thực hiện và báo cáo kết quả công việc
- Phương pháp Bottom Up: Nhân viên chủ động lập kế hoạch và thực thi công việc theo từng nhóm nhiệm vụ gắn với mỗi phòng ban. Cấp quản hỗ trợ, đánh giá trong quá trình thực hiện. Nhân viên chủ động gửi báo cáo định kỳ theo tần suất cho cấp quản lý
Xem thêm: Top-Down hay Bottom-Up, doanh nghiệp lựa chọn phương pháp quản trị nào?
Số hóa quy trình
Số hóa quy trình với công cụ số
- Chuẩn hóa, thiết lập quy trình: Thiết lập & chuẩn hóa từng giai đoạn, từng đầu việc, người phụ trách trong quy trình cho các hoạt động: Kinh doanh, marketing, sản xuất, pháp chế, kỹ thuật,…liên phòng ban
- Tự động hóa luồng quy trình: Nhân viên chủ động khởi tạo nhiệm vụ, các nhiệm vụ tự động chuyển bước theo thiết lập trên và giao việc cho người thực thi khi đến lượt thực hiện. Phát hiện tức thời giai đoạn nào trọng quy trình đang bị nghẽn đọng để xử lý, tối ưu kịp thời
Số hóa đề xuất
Số hóa đề xuất và chuẩn hóa biểu mẫu
- Chuẩn hóa và số hóa biểu mẫu: Thiết lập & chuẩn hóa các biểu mẫu điển tử gắn với từng hoạt động đề xuất của mỗi phòng ban hoặc liên phòng ban
- Đề xuất và phê duyệt điện tử: Tạo đề xuất điện tử theo thiết lập trên đính kèm với hình ảnh, tài liệu, trao đổi khác để đảm bảo thông tin cho người duyệt ra quyết định. Tạo các quy trình duyệt theo cấp, gán người duyệt tại từng bước đảm bảo đề xuất được duyệt đúng trình tự
Được xây dựng và vận hành trên nền tảng SaaS, giải pháp từ MobiWork Digital đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp SME về mặt chi phí và nguồn lực. Mô hình SaaS cho phép doanh nghiệp:
- Thanh toán linh hoạt: doanh nghiệp có thể mua phần mềm theo số lượng user sử dụng và thanh toán theo tháng hoặc theo năm
- Dễ dàng mua thêm tài khoản khi số lượng nhân sự và quy mô doanh nghiệp tăng lên
- Sử dụng linh hoạt: chỉ cần thiết bị có kết nối Internet, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
Tìm hiểu thêm về dịch vụ Tư vấn Số hóa công việc và quy trình nội bộ.
Có một phương hướng số hóa đúng đắn và một nền tảng công nghệ phù hợp sẽ là đòn bẩy giúp các doanh nghiệp SME nâng cao hiệu quả vận hành trong nội bộ và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
4. Công ty Y Tế Đức Minh cùng hành trình Số hóa công việc và quy trình nội bộ
Công ty Y Tế Đức Minh
Được thành lập từ 21/07/2001, Công ty Cổ phần Y tế Đức Minh tự hào là đơn vị đi đầu trong các lĩnh vực y tế bao gồm sản xuất, phân phối và xuất khẩu vắc-xin, sinh phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế,… Công ty Đức Minh cũng là thành viên chủ chốt của Tập đoàn Y Tế AMV, kết hợp cùng 9 công ty thành viên khác tập trung vào lĩnh vực kinh doanh thương mại phục vụ ngành Y tế.
Các đơn vị thành viên trong Tập đoàn Y Tế AMV
Hiện nay, Tập đoàn AMV sở hữu tới 49 phòng tiêm chủng, 5 phòng khám đa khoa, 500 điểm xét nghiệm… Chỉ tính riêng Công ty Đức Minh đã có đến 140 nhân sự Trình dược viên phục vụ hoạt động phân phối. Nhằm quản lý đội ngũ Trình dược viên hiệu quả, ngày 17/10/2022, Công ty Đức Minh đã cùng MobiWork triển khai thành công giải pháp Số hóa kênh phân phối.
Xem thêm: Giải pháp Số hóa quản trị kênh phân phối
Bài toán trong vận hành và quản lý
Trong vận hành nội bộ, Công ty Đức Minh áp dụng phương pháp quản trị Bottom – Up, cho phép nhân viên chủ động đề xuất kế hoạch và thực hiện công việc dưới sự giám sát của nhà quản lý.
Do khối lượng nhân sự và công việc lớn, Công ty Đức Minh rất khó áp dụng được mô hình làm việc hiện đại Bottom – Up nếu giữ nguyên cách quản lý thủ công bằng Excel, giấy tờ… Một số khó khăn đã xuất hiện trong quá trình vận hành như:
- Các báo cáo từ Excel rời rạc, khó theo dõi và thống nhất
- Khó thu thập, tổng hợp dữ liệu dẫn đến báo cáo không chính xác và hiệu quả
- Không có công cụ để đánh giá đúng năng lực của nhân viên…
Nhằm giải quyết các khó khăn trong quản lý tổ chức, Công ty Đức Minh luôn tìm kiếm một giải pháp Số hóa công việc và quy trình nội bộ. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn và triển khai giải pháp chuyển đổi số, đồng thời sở hữu nền tảng giải pháp đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp, MobiWork Digital đã vinh dự được Công ty Đức Minh lựa chọn trở thành bạn đồng hành trong hành trình số hóa.
Giải pháp Số hóa công việc và quy trình nội bộ từ MobiWork Digital
MobiWork Digital đã phân tích bài toán và thiết kế riêng cho Công ty Đức Minh giải pháp Lập kế hoạch công việc và báo cáo công việc.
Cải thiện khả năng quản lý với giải pháp Số hóa công việc và quy trình nội bộ
Là một module mở rộng từ giải pháp Số hóa công việc và quy trình nội bộ, Lập kế hoạch công việc và báo cáo công việc là bộ công cụ thông minh. Cho phép nhân viên và nhà quản lý có thể lập kế hoạch công việc, phê duyệt kế hoạch, báo cáo kế hoạch và thống kê kết quả thực hiện kế hoạch công việc. Giải pháp được tiến hành theo nhiều giai đoạn:
Giai đoạn 1: Xây dựng & Áp dụng Ứng dụng Lập kế hoạch công việc & báo cáo công việc cho 300 nhân sự
Giai đoạn 2: Áp dụng Ứng dụng Lập kế hoạch công việc & báo cáo công việc cho 1000 nhân sự
Giải pháp đem đến cho Công ty Đức Minh nhiều lợi ích:
Đối với cấp Nhân viên: Nắm bắt được các nhóm công việc, chỉ tiêu công việc và thời gian báo cáo kết quả công việc theo từng kỳ do quản lý giao xuống. Từ đó lập và đề xuất lên nhà quản lý kế hoạch công việc được cụ thể hóa thành các hoạt động trên từng nhóm công việc nhằm thực hiện kế hoạch hiệu quả và thực hiện báo cáo đúng hạn
Đối với cấp Quản lý: Kiểm tra nội dung và phê duyệt các đề xuất kế hoạch công việc của nhân viên trực tiếp quản lý theo từng kỳ. Trao đổi, hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện kế hoạch công việc. Nhận báo cáo kế hoạch công việc của nhân viên để thực hiện đánh giá, cho ý kiến và phê duyệt
Đối với doanh nghiệp: Giúp các thành viên và các bộ phận quản lý được tiến độ công việc, các đánh giá phản hồi và đưa ra giải pháp thực hiện. Tăng cường kết nối, thông tin 2 chiều và tương tác giữa Lãnh đạo, phòng ban, quản lý và các thành viên trong doanh nghiệp
Lời kết
Dù doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản trị nào, việc Số hóa công việc và quy trình nội bộ đều là hoạt động cần thiết để tối ưu vận hành và quản lý. MobiWork Digital mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị và vận hành hiệu quả trên một nền tảng liền mạch & duy nhất, cùng với mức chi phí hợp lý cho doanh nghiệp SME. Để tìm hiểu thêm về giải pháp của chúng tôi, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp đến MobiWork Digital để nhận tư vấn và trải nghiệm DEMO chi tiết.
