1. Giới thiệu Ebook: Gắn kết nhân sự với doanh nghiệp bằng công cụ số
Trong thời buổi hiện nay, người lao động ngày càng có thêm nhiều nhu cầu mới trong công việc. Không chỉ dừng lại ở thu nhập, những người lao động trẻ đang mong chờ nhiều hơn ở doanh nghiệp như: văn hóa tổ chức, chính sách đãi ngộ hay trải nghiệm nhân viên…
Thị trường lao động đã sớm sôi động trở lại từ sau khi các chính sách giãn cách kết thúc, tuy nhiên, vẫn rất nhiều công ty gặp tình trạng thiếu hụt lao động do không giữ chân được nhân viên cũ và thu hút được ứng viên mới. Một bộ phận lớn người lao động không đáp ứng được nhu cầu của nhà tuyển dụng, do đó, các ứng viên “sáng giá” trở nên khan hiếm và khó thu hút hơn bao giờ hết.
Bắt kịp xu thế của kỷ nguyên 4.0, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ số để gắn kết nhân sự và thu hút “nhân tài” cho tổ chức. Nhằm giúp các nhà lãnh đạo hiểu rõ hơn về lợi ích và phương hướng ứng dụng công nghệ trong tổ chức, MobiWork Digital đã xây dựng tài liệu: Ebook Gắn kết nhân sự với doanh nghiệp bằng công nghệ số.
2. Một số nội dung nổi bật trong Ebook: Gắn kết nhân sự với doanh nghiệp bằng công cụ số
2.1. Những nhu cầu mới của người lao động trong thời đại số
Từ những năm 1980, các cuộc khảo sát và nghiên cứu đã cho thấy người lao động mong muốn nhận được nhiều thứ từ công việc hơn là tiền. Theo thời gian, nhu cầu này càng được thể hiện rõ nét hơn. Phần lớn người lao động thuộc thế hệ Y (Millennials, sinh năm 1980 – 1995) và thế hệ Z (từ sau năm 1995) đi làm không chỉ để kiếm tiền mà còn để thỏa mãn niềm đam mê và hướng tới sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự thay đổi này là do điều kiện sống ngày càng được nâng cao. Không còn quá nhiều áp lực về “cơm áo gạo tiền”, những người lao động trẻ trở nên “kén chọn” hơn trong lựa chọn công việc và không dễ dàng gắn bó với một công ty mặt lâu dài.
Giữa bối cảnh đó, trải nghiệm nhân viên xuất hiện như một lời giải cho bài toán gắn kết nhân sự với doanh nghiệp. Đây là một khái niệm “nóng” trong bối cảnh toàn cầu, nhưng vẫn còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Sự xuất hiện của công nghệ số đã giúp các nhà lãnh đạo có thêm phương tiện và công cụ để thực thi chiến lược này một cách dễ dàng hơn.
Một trong những công nghệ số được các nhà lãnh đạo ưa chuộng nhất nhằm nâng cao trải nghiệm nhân viên là phần mềm nhân sự. Trong đó, các hoạt động như chấm công, tính lương, quy trình nhân sự… được các nhà lãnh đạo ưu tiên số hóa nhằm đem lại sự thuận tiện trong công việc và gia tăng khả năng quản lý.
2.2. Khó khăn của doanh nghiệp SME trong quản trị nhân sự
Thực tế cho thấy được, các mô hình và cách thức kinh doanh dần thay đổi theo thời gian, nhưng con người vẫn luôn là trung tâm, quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Do đó, công tác quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng để tạo ra sức mạnh phát triển của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, đây không phải là một công việc dễ dàng. Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp SME gặp khó khăn trong quản trị nhân sự.
Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc cao
Tình trạng nhân viên nghỉ việc liên tục, thậm chí nghỉ việc sớm (ngay trong giai đoạn thử việc) đang là một thực tế đáng báo động nhiều doanh nghiệp gặp phải. Nhà quản lý tốn nhiều thời gian, chi phí tuyển dụng, cũng như chi phí đào tạo lại nhân viên mới. Đồng thời, nhân sự mới cần thời gian để làm quen và bắt kịp với công việc, dẫn đến năng suất lao động giảm sút và hiệu suất công việc tổng thể trở nên kém hiệu quả.
Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc cao là nỗi lo của nhiều nhà lãnh đạo
Khó thu hút nhân sự chất lượng cao
Nguồn lao động trong nước tuy vô cùng dồi dào, nhưng chỉ một phần trong đó có đủ kỹ năng, kinh nghiệm để đáp ứng nhu cầu công việc của nhà tuyển dụng. Dẫn đến tình trạng doanh nghiệp “mỏi mắt” tìm kiếm những ứng viên tiềm năng. Đặc biệt với các ngành nghề “nóng” như IT, Logistic… việc tìm kiếm ứng viên trở thành một cuộc chiến không hồi kết cho đội ngũ HR.
Khó thoả mãn nhu cầu nhân viên về chính sách đãi ngộ
Những bất mãn về lương thưởng là nguyên nhân hàng đầu khiến nhân viên rời bỏ doanh nghiệp. Nhằm thu hút cũng như gắn kết nhân viên doanh nghiệp lâu dài, cần thường xuyên đánh giá kinh nghiệm, trình độ, quá trình làm việc cũng như tiềm năng phát triển của nhân viên, từ đó đưa ra những chính sách đãi ngộ phù hợp.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự làm tốt hoạt động này. Công tác phân tích, phân loại và tính toán lương, thưởng cho nhân viên còn chưa được được nhiều doanh nghiệp coi trọng.
Đánh giá chính xác hiệu quả công việc của nhân sự
Đánh giá hiệu quả công việc giúp nhà quản lý nhìn nhận, nắm bắt được thực tế năng lực và chất lượng làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, cách giao việc và đánh giá công việc truyền thống không đánh giá được một cách chi tiết hiệu suất và năng lực nhân sự. Dẫn đến tình trạng thiếu công bằng trong sử dụng nhân lực: người có năng lực kém vẫn nhận đãi ngộ như người có năng lực cao… Khi không được ghi nhận công sức và kết quả một cách công bằng và minh bạch, nhân viên dễ xuất hiện tình trạng chán nản, mất tinh thần làm việc và dễ dàng rời bỏ công ty.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Một vài năm gần đây, xây dựng văn hóa doanh nghiệp trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Dù doanh nghiệp không chú trọng xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nó cũng sẽ tự hình thành, nhưng khó kiểm soát chiều hướng phát triển là tốt hay xấu. Chủ động xây dựng văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên hiểu được giá trị và tầm nhìn của Ban lãnh đạo, từ đó trở thành động lực để góp phần xây dựng công ty phát triển.
Hài hòa các mối quan hệ phức tạp
Các mối quan hệ nội bộ trong doanh nghiệp gồm mối quan hệ giữa người lao động với người lao động, giữa người lao động và người sử dụng lao động. Những mối quan hệ này thường rất phức tạp và việc điều hòa chúng là không hề dễ dàng, đòi hỏi nhiều kỹ năng từ nhà quản lý, như đàm phán, thuyết phục, hòa giải.
Hài hòa các mối quan hệ là cách tuyệt vời để gắn kết nhân viên
2.3. Gắn kết nhân sự với doanh nghiệp bằng công cụ số
Nhằm giải quyết các khó khăn trong hoạt động nhân sự, đặc biệt là nâng cao trải nghiệm nhân viên và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp, nhiều công ty đã tìm đến các giải pháp công nghệ số. Tuy nhiên, việc lựa chọn công cụ số sao cho phù hợp cũng là một băn khoăn của các nhà lãnh đạo.
Khó khăn về mặt chi phí và nguồn lực
Theo kết quả khảo sát do Bộ Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với Tổ chức USAID về chuyển đổi số, có đến 60,1% doanh nghiệp phản ánh gặp khó khăn về chi phí đầu tư, ứng dụng công nghệ số; 52,3% thiếu nhân lực nội bộ để ứng dụng công nghệ số; 45,4% thiếu hạ tầng công nghệ số…
Khó khăn trong lựa chọn công cụ số
Để ứng dụng công cụ số hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn một phần mềm có tính xuyên suốt, vận hành trên một công cụ số duy nhất và có khả năng kết nối, tích hợp với các phần mềm chuyên sâu khác. Bên cạnh đó, giải pháp cũng cần có chi phí phù hợp với ngân sách và nguồn lực doanh nghiệp.
Giải pháp số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự
Nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản lý trong tổ chức, MobiWork Digital đem đến giải pháp Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự.
Gắn kết nhân sự với doanh nghiệp bằng công cụ số
Giải pháp này bao gồm việc áp dụng công cụ số để chuyển đổi & chuẩn hóa dữ liệu, quy trình sang định dạng số hoặc thao tác trên công cụ số, tại các hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp SME. Hỗ trợ nhân viên gia tăng năng suất, hiệu quả công việc và gắn kết với doanh nghiệp hơn. Đồng thời hỗ trợ nhà lãnh đạo nâng cao hiệu quả quản lý trong hoạt động nhân sự.
Khi áp dụng giải pháp Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự, doanh nghiệp có thể thay đổi hoàn toàn phương thức quản trị nhân sự truyền thống: từ thủ công sang công cụ số. Các hoạt động vận hành được tiến hành hiệu quả hơn, gắn kết nhân viên với doanh nghiệp bằng cách trao quyền và giúp nhân viên tận hưởng cảm giác làm việc “Happy” mỗi ngày.
Mô hình quản trị nhân sự khi áp dụng công nghệ
2.4. Lợi ích của Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự
Giải pháp Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự đem lại lợi ích cho toàn thể doanh nghiệp, bao gồm cả nhân viên, nhà quản lý và đến bộ phận Kế toán, nhân sự.
Nâng cao trải nghiệm nhân viên và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp
Không ai muốn dành quá nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính rườm rà, lặp đi lặp lại và nhân viên của bạn cũng vậy. Việc Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự giúp nhân viên có cách cách thức dễ dàng hơn để xử lý tác vụ thường ngày, đồng thời thực hiện công việc một cách xuyên suốt và hiệu quả.
Bên cạnh đó, với sự hỗ trợ của công cụ số, nhân viên có thể chủ động kiểm tra các dữ liệu cá nhân như: bảng công, bảng lương, quỹ phép, hồ sơ nhân sự… Khi được theo dõi thông tin một cách công bằng và minh bạch, nhân viên sẽ có cảm giác được tôn trọng và được trao quyền. Từ đó, mức độ hài lòng và gắn kết của họ với doanh nghiệp sẽ tăng lên.
Giải phóng đội ngũ Kế toán, C&B
Các hoạt động hành chính chiếm tỷ lệ trung bình lên đến 60% thời gian làm việc của bộ phận nhân sự. Do đó, khi áp dụng giải pháp Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự, doanh nghiệp có khả năng giảm tải hơn một nửa khối lượng công việc hiện tại của bộ phận Kế toán và C&B.
Với công cụ số, tất cả công việc đều được xử lý tự động và chính xác. Doanh nghiệp chỉ cần một nhân viên duy nhất để quản lý tổng thể toàn bộ quá trình với tốc độ nhanh hơn, chính xác và hiệu quả hơn.
Loại bỏ các sai sót thủ công và tình trạng khiếu nại, phàn nàn
Việc tổng hợp dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn như: máy chấm công, đơn từ xin nghỉ, xác nhận chéo với nhà quản lý… gây tốn kém thời gian và có khả năng xảy ra sai sót, hoặc tình trạng bao che, thiếu minh bạch. Bên cạnh đó, khi tính toán bảng công, bảng lương một cách thủ công, một HR nhiều năm kinh nghiệm cũng khó tránh khỏi sai sót. Các sai sót này có thể khiến việc chi trả lương bị chậm so với dự kiến, dẫn đến tình trạng khiếu nại, bất mãn của nhân viên.
Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự giúp doanh nghiệp loại bỏ tình trạng trên. Với hệ thống tự động hóa, đơn từ xin nghỉ của nhân viên sau khi được phê duyệt sẽ tự động cập nhật vào bảng công và quỹ phép. Dữ liệu được đổ về một nguồn duy nhất, tự động cấu thành bảng công và tính lương theo công thức. Giảm thiểu 90% tình trạng sai sót và khiếu nại, đem lại sự hài lòng cho cả nhân viên và bộ phận Nhân sự.
Giảm thiểu sai sót giúp tăng mức độ hài lòng của nhân viên
Nâng cao năng suất lao động
Khi khối lượng công việc được giảm bớt nhờ hệ thống tự động, nhà quản lý có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn. Đồng thời, hệ thống số hóa cũng giúp nhân viên nâng cao năng suất lao động. Khi cần tra cứu hồ sơ, tra cứu quỹ phép, làm đơn từ xin nghỉ… nhân viên không còn phải chạy qua chạy lại giữa các phòng ban để làm thủ tục. Thay vào đó, họ có thể gửi đơn từ và đợi xét duyệt trực tiếp trên di động.
Giảm chi phí nhân sự và tiết kiệm nguồn lực văn phòng
Các công cụ số giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự bằng cách tự động hóa nhiều công việc trong phòng hành chính và kế toán. Giảm thiểu chi phí sử dụng giấy, văn phòng phẩm bởi tất cả các hồ sơ và tài liệu đều có thể truy cập trực tuyến. Đồng thời không cần bỏ không gian lưu trữ hay chi phí quản lý cho nhân sự chuyên trách.
Bằng cách tiến đến văn phòng “không giấy tờ”, doanh nghiệp đang góp phần giảm tác động đến môi trường và hướng đến phát triển bền vững.
Dễ dàng quản lý mọi lúc mọi nơi
Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh, nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình chấm công, chuyên cần… của tất cả nhân viên ở mọi địa điểm theo thời gian thực. Bên cạnh đó, giải pháp còn hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp và hiển thị các báo cáo về tình hình nhân sự. Từ các dữ liệu này, nhà quản lý sẽ có thêm cơ sở để đánh giá nhân viên một cách khách quan và minh bạch.
2.5. Gắn kết nhân sự với doanh nghiệp nên sử dụng công cụ số nào?
Hiện nay, trên thị trường đang có nhiều nhà cung cấp các giải pháp Số hóa hoạt động nhân sự với đặc điểm, tính năng khác biệt. Để tìm được giải pháp Số hóa hoạt động nhân sự phù hợp, doanh nghiệp cần tìm hiểu, cân nhắc, và đánh giá kĩ để đạt lợi ích lâu dài.
Như đã phân tích, doanh nghiệp SME Việt Nam vẫn lúng túng khi lựa chọn công nghệ số phù hợp vì chi phí là rào cản. Các giải pháp tổng thể có chi phí rất cao, không phù hợp với ngân sách doanh nghiệp SME. Trong khi phần mềm giá rẻ lại khó kết nối thành quy trình xuyên suốt, chưa đáp ứng được nhu cầu, đặc biệt là khả năng tùy biến tối ưu cho từng doanh nghiệp.
-> Do đó, doanh nghiệp SME cần tìm kiếm một giải pháp Số hóa hoạt động nhân sự phù hợp với ngân sách và nguồn lực của mình.
MobiWork Digital là Công ty chuyên tư vấn và triển khai Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự, tập trung trên một công cụ số duy nhất, hỗ trợ doanh nghiệp SME nâng cao trải nghiệm nhân viên và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp. Giải pháp có chi phí hợp lý, dễ dàng tích hợp, mở rộng và tùy chỉnh, phù hợp với ngân sách và nguồn lực của doanh nghiệp SME.
Để tìm hiểu thêm về phương hướng tiến hành Số hóa hoạt động nhân sự và công cụ số phù hợp với doanh nghiệp SME, tất cả sẽ có tại Ebook: Gắn kết nhân sự với doanh nghiệp bằng công cụ số.
Download Ebook miễn phí tại đây.
