1. Những khó khăn trong Số hóa hoạt động chấm công, tính lương và quy trình nhân sự
1.1. Khó khăn về mặt chi phí
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công cụ số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Do đó, các nhà lãnh đạo có rất nhiều lựa chọn về mặt phần mềm. Trong đó, có rất nhiều công cụ có giá thành rẻ, phù hợp về mặt chi phí cho doanh nghiệp SME.
Tuy nhiên, các công cụ có giá thành rẻ này thường chỉ giải quyết một vấn đề duy nhất trong tổng thể bài toán quản lý nhân sự. Ít có khả năng ghép nối, tổng hợp thành một quy trình xuyên suốt trong vận hành. Điều này dẫn đến tình trạng nhiều doanh nghiệp phải sử dụng song song nhiều công cụ số. Ví dụ: nhân sự xử lý công việc 1 tại phần mềm A, sau đó phải lấy dữ liệu thủ công từ phần mềm A để xử lý công việc 2 tại phần mềm B.
Quá trình này gây tốn kém thời gian và dễ xảy ra sai sót dữ liệu giữa các công đoạn. Các công cụ có tính tổng hợp, xuyên suốt lại thường có chi phí cao, không phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp SME.
1.2. Khó khăn ở người lao động
Qua khảo sát thực tế, nhiều doanh nghiệp vấp phải sự phản đối của một bộ phận người lao động khi tiến hành Số hóa hoạt động chấm công, tính lương và quy trình nhân sự. Nguyên nhân chủ yếu do tâm lý: ngại thay đổi văn hóa làm việc, sợ bị kiểm soát, theo dõi… so với phương pháp làm việc cũ. Khi người lao động không đồng lòng, doanh nghiệp sẽ rất khó ứng dụng công nghệ số một cách hiệu quả và thuận lợi.
Bên cạnh đó, đối với những người lao động lớn tuổi và không rành công nghệ, việc áp dụng công cụ số có thể khiến họ cảm thấy khó khăn khi làm quen và sử dụng. Do đó, ngoài quan tâm đến hiệu quả và tính năng, doanh nghiệp còn cần phải lựa chọn công cụ số thân thiện và dễ sử dụng cho mọi lứa tuổi.
Một số người lao động không thành thạo sử dụng công nghệ
2. Doanh nghiệp SME nên Số hóa hoạt động chấm công, tính lương và quy trình nhân sự như thế nào?
Hiện nay, trên thị trường đang có nhiều nhà cung cấp các giải pháp Số hóa hoạt động nhân sự với đặc điểm, tính năng khác biệt. Để Số hóa hoạt động nhân sự thành công, doanh nghiệp SME cần có chiến lược triển khai Số hóa và chọn lựa được công cụ số phù hợp.
2.1. Chọn lựa công cụ số có tính xuyên suốt và kết nối
Việc số hóa sẽ không đem lại hiệu quả nếu quy trình làm việc vẫn rời rạc và yêu cầu quá nhiều thao tác thủ công. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn một phần mềm có tính xuyên suốt, vận hành trên một công cụ số duy nhất và có khả năng kết nối, tích hợp với các phần mềm chuyên sâu khác.
Hiện nay trên thị trường đã dần xuất hiện các nhà cung cấp giải pháp, hạ tầng phần mềm và hạ tầng số cho thuê. Đây là một lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp SME, do không mất chi phí đầu tư hạ tầng tốn kém và chi phí thuê nhân sự chuyên trách về công nghệ thông tin.
2.2. Quan tâm đến lợi ích của người lao động
Để người lao động đồng lòng cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, nhà lãnh đạo nên lựa chọn các giải pháp số hóa không chỉ đem lại hiệu quả về mặt quản lý, mà còn đem đến lợi ích cho người lao động.
Hiện nay, một số phần mềm nhân sự có thêm những tính năng dành riêng cho người lao động, như: chủ động theo dõi bảng công, bảng lương, quỹ phép; tạo và gửi đơn từ nhanh chóng ngay trên di động… Các tính năng này tạo ra trải nghiệm làm việc tốt hơn cho nhân sự. Đồng thời, khi thấy được lợi ích của công nghệ số, họ sẽ sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong các hoạt động chuyển đổi số tiếp theo.
2.3. Lựa chọn phần mềm có khả năng tùy chỉnh
Mỗi lĩnh vực, mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng và những yêu cầu riêng trong vận hành và quản lý nhân sự. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm có khả năng tùy chỉnh, customize linh hoạt tùy theo nhu cầu tổ chức.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần quan tâm đến một số yếu tố khác như: chế độ hậu mãi, năng lực đào tạo và triển khai, uy tín của nhà cung cấp… khi chọn mua phần mềm số.
3. Dịch vụ tư vấn và triển khai từ MobiWork Digital
MobiWork Digital là công ty chuyên Tư vấn và triển khai Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự. Đặc biệt, chúng tôi mang đến giải pháp xuyên suốt, tập trung trên một công cụ số duy nhất với nhiều tính năng hiệu quả, cùng chi phí hợp lý cho doanh nghiệp SME.
Giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa các hoạt động nhân sự hàng ngày, trao quyền cho nhân viên và giúp nhân viên tận hưởng trải nghiệm làm việc “Happy” mỗi ngày. Giải phóng đội ngũ HR, C&B và giúp nhà lãnh đạo quản lý nhân sự hiệu quả mọi lúc mọi nơi.
Những tính năng chính của giải pháp Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự
Được xây dựng và vận hành trên nền tảng SaaS, giải pháp đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp SME về mặt chi phí và nguồn lực. Mô hình SaaS cho phép doanh nghiệp:
- Thanh toán linh hoạt: doanh nghiệp có thể mua phần mềm theo số lượng user sử dụng và thanh toán theo tháng hoặc theo năm
- Dễ dàng mua thêm tài khoản khi số lượng nhân sự và quy mô doanh nghiệp tăng lên
- Sử dụng linh hoạt: chỉ cần thiết bị có kết nối Internet, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Tư vấn Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự.
4. Công ty WinService và hành trình số hóa hoạt động nhân sự cùng MobiWork Digital
WinService là Công ty thành viên của Tập đoàn Thắng Lợi Group – một trong những doanh nghiệp địa ốc lớn nhất tại miền Nam với hệ sinh thái đa ngành nghề. Công ty WinService chuyên cung cấp đa dạng các dịch vụ trong lĩnh vực quản lý vận hành bất động sản như: Quản lý và vận hành khu dân cư; Cung ứng lao động theo thời hạn; Thiết kế khuôn viên; Sửa chữa kỹ thuật văn phòng…
Do đặc thù mô hình kinh doanh, đội ngũ nhân sự của WinService thường xuyên phải làm việc ngoài văn phòng. Cùng một thời điểm, công ty có đến hơn 10 địa điểm làm việc cố định và nhiều dự án linh hoạt theo thời hạn. Chỉ một số địa điểm nhất định có thể lắp đặt máy chấm công, còn phần lớn tại các dự án nhân viên phải chấm công bằng bảng giấy/ Zalo.
Do đó, vào cuối tháng, bộ phận kế toán không có dữ liệu để tính công, tính lương mà phải thông qua báo cáo của nhân viên, quản lý. Bên cạnh đó, các phòng ban làm việc theo nhiều ca kíp khác nhau, khó phân bổ và quản lý. Tất cả yếu tố trên tạo ra bài toán khó cho WinService hoạt động việc quản trị nhân sự.
Giải quyết bài toán cùng MobiWork Digital
Thấu hiểu những vấn đề đặc thù của WinService, MobiWork Digital đã tư vấn Công ty sử dụng giải pháp Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự.
Với các tính năng như chấm công thông minh trên di động, hỗ trợ quản lý, phân chia ca kíp, tự động tính lương… giải pháp từ MobiWork Digital đã giúp WinService khắc phục toàn bộ các khó khăn trong bài toán nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, phần mềm được công ty đánh giá cao bởi khả năng sử dụng mọi tính năng trên cùng một nền tảng, giao diện di động thân thiện, dễ sử dụng cho cả lao động phổ thông và lao động lớn tuổi.
Ông Phạm Quang Huy – Tổng Giám đốc Công ty WinService chia sẻ:
“Công ty WinService cũng như Tập đoàn Thắng Lợi rất ưu tiên các công cụ số hóa và mong muốn thúc đẩy chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Một trong những lý do khiến chúng tôi lựa chọn MobiWork Digital là giải pháp thực sự giải quyết được bài toán quản lý thời gian làm việc của chúng tôi và giải phóng bộ phận nhân sự, C&B. FastWork HRM giúp giám sát, ghi nhận thời gian làm việc của nhân sự một cách hiệu quả, thay thế hoàn toàn máy chấm công, chụp ảnh thông thường trước đây.
Không chỉ áp dụng trong Công ty WinService, chúng tôi cũng đang trong quá trình tìm hiểu, nhân rộng giải pháp này cho cả Tập đoàn Thắng Lợi với hơn 500 nhân sự.”
Ngoài ra, giải pháp từ MobiWork Digital được hơn 3500 doanh nghiệp tin dùng, tiêu biểu như: Tập Đoàn Công Nghệ CMC, EVN PECC4, Metro Mart, Honda Việt Nam, Petrolimex…
Để tìm hiểu thêm về giải pháp Số hóa chấm công, tính lương và quy trình nhân sự, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp đến MobiWork Digital để nhận tư vấn và trải nghiệm DEMO chi tiết.
